Gestion des candidats : une véritable organisation
Boîtes mails saturées ? Cv lus à moitié ? De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés à gérer les candidats après la diffusion d’une offre d’emploi. Le développement de l’e-candidature a pour répercussion l’accroissement constant du nombre de réponses à une annonce, d’ailleurs diffusée majoritairement sur le Web. Les problèmes majeurs sont la saturation de la messagerie, le temps souvent trop long nécessaire avant toute réaction de la part de l’entreprise, mais aussi les différences de formats (Doc, Pdf) qui génèrent des incompatibilités et des lacunes, et enfin les réponses, régulièrement oubliées à l’encontre des candidats. Mais les petits soucis du service des ressources humaines peuvent être évités.
Comment gérer l’affluence de candidats ?
« Nous avons une boite mail spécifique dédiée au recrutement : celle-ci ne sert que pour la réception de CV » explique Marie Duchayne, chargée du recrutement pour le groupe CS. Cette première étape permet de séparer clairement les candidatures reçues des autres mails et d’effectuer un travail organisé, dédié à une tâche spécifique à un moment choisi. « Mais le site internet de l’entreprise CS permet de gérer directement toutes les candidatures effectuées en ligne, de les conserver dans une base de donnée et d’apporter des précisions sur des éventuels entretiens ou embauches ayant eu lieu » ajoute l’employée du groupe. Un site internet adapté ou un logiciel spécialisé… si vous êtes amenés à déposer plusieurs offres d’emploi par an, l’un de ces deux outils de travail pourrait bien vous être utile.
Optimisation du temps
Pas d’obligation, mais un énorme gain de temps. Une boite mail spécialisée peut suffire à condition qu’il y ait peu de recrutement dans l’année ; dans ces cas-là, vous lisez, vous triez, vous classez, et conservez les cv qui vous intéressent. Mais avec des centaines de candidatures par semaines, vous ne pouvez plus gérer seul ! Vous passez à côté d’un candidat idéal et conserver le cv d’un postulant dont vous n’aurez, à priori, jamais l’utilité. Soit comme l’entreprise CS, votre site internet vous permet cette gestion, soit il faut opter pour un logiciel de Recrutement. SEMANTIS, KIOSKEMPLOI, ou encore RECRUTEASY ont déjà convaincu de grandes entreprises. Il en existe de nombreux autres ; renseignez-vous, n’hésitez pas à télécharger les versions d’essai et à demander des devis. Des formations sont proposées pour maîtriser la plupart de ces logiciels.
Entretien
N’hésitez pas à éliminer les candidatures que vous jugez réellement inutiles. Les autres peuvent être classées selon les postes, les niveaux de formation, l’immédiateté de la recherche. Pensez à consulter les profils enregistrés avant de diffuser une offre sur le net. Cette fois, votre organisation est irréprochable... ? Encore faut-il gérer les réponses et les entretiens. Aucune règle n’est prédéfinie. Selon les types de poste et les préférences du recruteur, les candidats qui obtiennent un entretien sont nombreux ou très peu. Chez LCI Communication Informatique, Mélanie Le Gall, en charge du recrutement pour un poste dans l’aéronautique, reçoit les postulants : « il s’agit d’un emploi complexe pour lequel nous recevons peu de candidatures. Tous ceux qui correspondent au profil sont reçus en entretien. Face à la difficulté de ce type de recrutement, nous actionnons des réseaux, gardons contact avec les candidats, et créons des partenariats avec des écoles spécialisés. »
Réponses ; changez d’image !
Votre logiciel de recrutement, le site internet de votre entreprise, voire même votre boite mail, vous permettent de programmer des réponses. Pourquoi ne pas en profiter ? Dès la réception de son CV, prévenez le candidat qu’il ne correspond pas à votre recherche, ou au contraire que son profil a été conservé. Cette manœuvre peu complexe prend peu de temps au recruteur et évite des appels de postulants dont les cv sont aux oubliettes ! Les candidats reçus dans votre entreprise ont été présélectionnés selon vos critères : une période d’essai qui ne se déroule pas selon vos plans, et vous pourriez avoir besoin d’un nouvel employé sur le qui-vive. Gardez donc de bons contacts, soyez prévenant en avertissant le candidat que sa candidature n’a finalement pas été retenue. Mélanie Le Gall précise «Nous téléphonons à tous ceux que nous avons reçus en entretien pour leur donner une réponse définitive ».