Description du poste :

Gestion administrative :
- Assurer la réception et la gestion des ADF (correspondances des syndics), reçus par voie postale ou via les extranets
- Transmettre les coordonnées des locataires au syndic si nécessaire
- Transmettre au service gérance toutes facturations privatives faites par le syndic pour satisfaire les demandes des locataires. (Commandes badges/bip/...)
- Relancer les syndics et gestionnaires pour faire avancer les dossiers bloqués en comptabilité et nécessitant un bon pour accord ou une anomalie relevée.
- Enregistrer en interne et classer tous les documents reçus par les syndics (PV AG/Convoc/Annexes SRU/ADF/RIB/k-bis/RCP ou modificatif) dans les dossiers prévus.
- Assurer le suivi des dossiers bloqués (pour procédure en cours),
- Veiller à bloquer le paiement les ADF en anomalie.

Suivi et comptabilisation des appels de fonds (ADF) :
- Assurer la tenue et le Suivi du portefeuille externe
- Assurer le tenue et le suivi du portefeuille interne durant l'absence du binôme
- Réceptionner, dater, scanner, et sauvegarder sur le serveur l'ensemble des ADF (mensuel, trimestriel, annuel) dans dossier immeuble correspondant
- Vérifier, codifier (par immeuble, par compte analytique), et comptabiliser les appels de fonds.
- Rattacher systématiquement les pièces justificatives aux écritures comptables.
- Effectuer le lettrage des comptes, le cadrage, et l'exportation des fichiers pour la télétransmission en banque.
- Extraire les comptes du grand livre et filtrer les charges et ou produits pour la refacturation annuelle des syndics conformément à la convention.
- Préparer les fichiers pour la régularisation annuelle des charges.

Trésorerie, règlements, contrôle :
- Soumettre les ADF comptabilisés pour validation de règlement au responsable
- Déclencher les paiements et transmettre les fichiers au trésorier.
- Editer et mettre au courrier les lettres de paiement
- Classer les ADF payés avec preuve de paiement et mettre à jour les fichiers de suivi
- Analyser les décomptes de répartition et vérifier les index des compteurs d'eau.
- Contrôler les RGDD et les annexes SRU
- Mettre à jour les tableaux de suivi internes (suivi des ADF/ suivi des SDC externe / vérification des charges et des travaux appelés par rapport au budgété).

Horaires : 36H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations


Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

Qualités professionnelles


Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 40000.0 Euros à 42000.0 Euros - Gratification 13ème mois Gratification 13ème mois