Description du poste :
L'assistant.e administratif.ve et pédagogique assure le suivi et la gestion administrative des formations et de l'apprentissage. Il/elle joue un rôle clé de coordination entre l'administration, les formateurs et les apprenants. Il garantit le bon fonctionnement des formations sur les plans organisationnel, réglementaire et pédagogique.
Responsabilités
Gestion administrative et financière
- Assurer le suivi des contrats d'apprentissage et des conventions de stage (envoi, suivi, transmission aux institutions/OPCO).
- Gérer la facturation des sessions de formation et assurer le suivi des paiements.
- Gérer la facturation des fournisseurs et des formateurs indépendants via un tableur
- Mettre à jour et suivre les tableaux de bord statistiques (effectifs, ruptures, suivi CA...) etc.).
- Assurer le suivi des dossiers apprentis et stagiaires : vérification des documents, encaissement des frais...
- Assurer le suivi administratif des stagiaires (dossiers d'inscription, saisie des états de fréquentation, etc.).
- Organiser et participer aux réunions de recrutement d'apprentis et de stagiaires. (Info Coll)
- Assurer la commande du matériel bureautique
- Mettre les plannings des différentes formations sur Yparéo
- Assurer les assiduités des stagiaires et le suivi administratif (attestation, bulletin de note)
Relationnel et communication
- Accueillir et informer les entreprises, les apprentis et stagiaires sur les modalités administratives.
- Participer aux événements de promotion et de recrutement (Journées Portes Ouvertes, forums, Salons, réunions partenaires).
- Entretenir et développer les relations avec les partenaires institutionnels (Collèges, Lycées, Missions Locales, CIO, etc.).
- Relancer les candidatures et assurer un suivi rigoureux.
Support organisationnel et technique
- Gérer et mettre à jour la base de données Yparéo. (ainsi que les bases et interfaces numériques des financeurs et donneurs d'ordre)
- Assurer la gestion du courrier, l'archivage et le suivi des documents administratifs.
- Veiller au bon fonctionnement des équipements (imprimantes, photocopieurs, etc.).
- Garantir le respect des obligations administratives et réglementaires.
Profil Recherché
- Expérience en accueil, secrétariat ou administration (idéalement dans un centre de formation ou un environnement similaire).
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et idéalement du logiciel Yparéo.
- Bonne organisation, rigueur et capacités relationnelles pour interagir avec différents interlocuteurs.
Horaires : 37H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à transmettre un message afin de susciter la réflexion et guider l'action.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2150.0 Euros sur 12.0 mois