Description du poste :
L'Assistante de Pôles exerce ses activités dans les domaines suivants :
Services administratifs :
- Assiste la chargée de Pôle RH dans l'ensemble de ses attributions
(Processus de recrutement et d'intégration, Formation, suivi des absences.)
- Renseigne les tableaux de bord d'activité
- Met à jour les documents du système Qualité et les diffuse
- Assure le suivi des réclamations
- Assure le suivi des sinistres et des dossiers assurance
- Administre et exploite les questionnaires de satisfaction (Bénéficiaires et salariés)
- Assure toute tâche administrative pour le compte de la Directrice
- Assure la gestion des archives
Services Généraux :
- Assure les commandes et le suivi des stocks de fournitures et EPI
- Assure la réservation des salles de réunion et met en ?uvre la logistique nécessaire à la tenue des réunions
- Assure le suivi de la flotte des véhicules de service, les réservations et l'entretien en lien avec le service Transport
- Prépare et assure le suivi de la flotte de téléphones mobiles
Autres missions :
- Supervise la fonction Accueil de l'association
- Participe à la Démarche d'amélioration continue
- Participe à la mise en conformité RGPD
- Participe à des évènements extérieurs de promotion de l'Association
- Assure l'astreinte du service Prestation
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Méthode de classement et d'archivage - Exigé
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Collecter et analyser des données, des informations - Exigé
- Gérer un planning - Exigé
- Organiser et contrôler un approvisionnement - Exigé
- Organiser la logistique des recrutements et des formations - Exigé
- Réaliser la gestion administrative des contrats - Exigé
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 1984.88 Euros à 2071.43 Euros sur 12.0 mois Eléments complémentaires de rémunération conventionnels selon profil