Description du poste :
Le poste
Rattaché(e) à la direction, vous êtes au c?ur de l'organisation d'INSISTA.
Vous assurez le pilotage administratif quotidien de l'entreprise en support des équipes travaux, du bureau d'études et de la direction.
Votre rôle est essentiel pour garantir la fluidité des opérations, la rigueur administrative et le suivi des dossiers.
Missions principales
1. Gestion administrative générale
Traitement des mails, courriers et appels entrants
Rédaction de documents (courriers, comptes rendus, attestations.)
Classement et archivage des dossiers (chantiers, clients, fournisseurs)
2. Suivi des chantiers
Constitution et mise à jour des dossiers administratifs chantiers
Suivi des pièces contractuelles (marchés, OS, avenants)
Collecte et transmission des documents aux clients (DOE, PPSPS, DICT.)
Suivi des demandes MO / MOE
3. Facturation et suivi financier
Établissement des factures clients (situations de travaux)
Suivi des paiements et relances clients
Vérification et saisie des factures fournisseurs
Appui au suivi de trésorerie
4. Support aux équipes travaux
Aide à la préparation des réunions de chantier
Suivi des plannings administratifs
Coordination avec les conducteurs de travaux
5. Gestion des ressources
Suivi des dossiers du personnel (heures, absences, contrats)
Transmission des éléments à la comptabilité / paie
Gestion administrative des sous-traitants (agréments, documents obligatoires)
Profil recherché
Bac +2 minimum (administration, gestion, assistanat)
Expérience souhaitée dans le BTP (plomberie, CVC ou second ?uvre)
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, mails)
Compétences clés
Organisation et rigueur administrative
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Compréhension des environnements chantier
Suivi de facturation et gestion documentaire
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 1950.0 Euros à 2500.0 Euros sur 12.0 mois