Secrétaire de direction bilingue (H/F)

Description du poste :

Nous recherchons une personne dynamique, motivée et dotée d'un excellent sens de l'organisation pour assurer la gestion de tâches administratives au sein de l'association ITCC.
ITCC is looking for a dynamic, organised, meticulous and self-motivated Administrative Assistant to join its office. The selected candidate will help ITCC in a range of office tasks and will report to the ITCC Director of Operations.

Vos principales responsabilités :
Assister la Directrice des Opérations / Support to the Director of Operations
o Assurer le suivi de diverses tâches administratives / Handle all types of administrative requests
o Planifier des réunions et produire des synthèses / Plan meetings and take minutes
o Mettre à jour les listes des différents contacts / Maintain contact lists
o Assurer la gestion des déplacements / Book travel arrangements
o Apporter un appui à la facturation / Prepare invoices
o Etre en support de l'ensemble des aspects logistiques des évènements / Assist in all the logistics aspects of events including registration, travel, accommodation, venue, catering and others
o Autre support administratif selon les besoins auprès de la Directrice des Opérations / Other administrative tasks on behalf of the Director of Operations as required.

Assister le Comité d'Education et de Formation de l'Association / Support to the Education and Training Committee
o Coordonner les réunions physiques et les visioconférences, rédiger les comptes rendus / Coordinate visio & F2F meetings and prepare reports
o Organiser les Journées de Formation tous les deux ans (population visée : pédiatres oncologues et infirmières de recherche) / Organise the Training Days and Nursing Days every two years
o Constituer la documentation nécessaire dans le cadre de demandes de bourse / Prepare documents within the scope of fellowship applications
o Assurer le suivi de toutes autres activités auprès du Comité / Other administrative tasks on behalf the Education and Training Committee as required.

Profil recherché / Skill specifications, profile and experience :
- Niveau d'anglais et de français courant indispensable pour le poste tant à l'écrit qu'à l'oral / Fluency in spoken and written English and French
- Expérience confirmée dans un poste d'assistanat / Proven professional experience in administrative or personal assistant roles
- Sens de l'organisation et bonne gestion du temps de travail et des urgences / Excellent organizational and time-management skills
- Maîtrise de MS Office
- Adaptabilité / Ability to multi-task and work flexibly and adaptively
- Sens du détail, rigueur, discrétion / Excellent attention to detail and commitment to quality
- Excellent relationnel / Excellent interpersonal and relationship management skills
- Idéalement appétence pour les domaines de la santé et de la recherche / Ideally interest in health and research

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Langues

Qualités professionnelles