Description du poste :
Qui sommes-nous ?
Ancré dans l'Yonne et ouvert sur le monde, le Château du Feÿ, est un lieu événementiel au rayonnement international : 80 % de nos client-e-s sont anglophones. Notre écosystème mêle événements privés et corporate à des initiatives culturelles, artistiques et écologiques (Feÿtopia, Convergence des Possibles). Le lieu vibre à raison d'environ 40 événements en haute saison, de mai à octobre. Créativité et précision opérationnelle s'y rencontrent pour produire des événements marquants.
Pourquoi nous rejoindre ?
Un très bel environnement, avec un château comme bureau, et un accès direct à la forêt
Une équipe event dynamique
Des valeurs et une culture d'entreprise affirmées :
Un état d'esprit « maison de famille » et accueillant, loin de l'hôtellerie classique
Un ancrage culturel et artistique, avec l'accueil régulier de résidences d'artistes, d'entrepreneurs et d'initiatives culturelles ou festives
L'éco-responsabilité, par le respect du parc, du potager, de la forêt et la gestion durable du lieu (tri, gestion des déchets, circuits courts)
Agilité, adaptabilité et bienveillance, avec une équipe à l'écoute, qui fonctionne beaucoup à partir de l'intelligence collective et d'un fort esprit d'équipe
Mission générale
Contribuer à une expérience client premium et au déroulé des événements en incarnant la culture du Feÿ (relationnel « à l'américaine »), de la première prise de contact à l'aboutissement de l'événement, en combinant relation client, production événementielle et support commercial.
1) Production événementielle et logistique terrain
Lead opérationnel événements : coordination des prestataires et de l'équipe interne, gestion des imprévus
Accueil et prise en charge des client-e-s (check-in, expérience fluide et chaleureuse)
Supervision de la mise en place du site, contrôle des check-lists et des installations liées à l'événement, briefing des équipes
Production des éléments essentiels (rooming lists, fiches d'équipe, etc.)
Co-construction du planning, adapté à la saisonnalité et aux besoins du terrain
Suivi soigné des dossiers jusqu'au débrief post-événement : réponse aux demandes, cadrage des besoins, récolte des informations clés
2) Volet commercial
Gestion commerciale du cycle client pendant la saison : premier mail, visite client, conseil client, booking, suivi du dossier
Établissement des devis, contrats, factures d'acompte et factures finales
Suivi du CRM et intégration sur Booking Shake
3) Process et amélioration continue
Mise à jour et structuration des documents et outils, ainsi que des documents partagés aux client-e-s (handbook, masterdoc, chartes.)
Contribution aux questionnaires de feedback client et à l'analyse des retours
Pilotage des briefs et débriefs d'équipe, et ?uvre à l'implémentation des bonnes pratiques
Contribution à la mise en place d'une culture de la data
Lieu : le château n'est pas desservi par les transports en commun. Pour accéder à votre poste, un véhicule motorisé ou un vélo électrique est préconisé.
Rythme : En haute saison, une présence environ deux week-ends par mois et quelques interventions en soirée sont à prévoir. Le temps de travail est modulé sur la saison, et les jours de repos sont planifiés en concertation avec l'équipe et les besoins de l'activité.
Hors saison : télétravail ponctuel possible.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Recueillir et analyser les besoins client - Souhaité
- Concevoir et gérer un projet - Exigé
- Faire preuve d'agilité dans son action selon les contextes - Souhaité
- Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement - Souhaité
- Réagir face à l'imprévu et être force de proposition en cas de dysfonctionnement - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Fiabilité, capacité à hiérarchiser les priorités - Souhaité
- Leadership, esprit d'équipe et pilotage - Souhaité
- Sens du relationnel « à l'américaine » - Souhaité
Langues
Anglais - Exig?
Français - Exig?
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Rémunération Mensuel de 2055.0 Euros à 2500.0 Euros - Prime event de juin à septembre : de 200 à 900 € brut par mois, variable selon les évènements, environ 500€ brut / mois en moyenne sur la période. Prime event de juin à septembre : de 200 à 900 € brut par mois, variable selon les évènements, environ 500€ brut / mois en moyenne sur la période.