Description du poste :
Dans le cadre d'un remplacement, nous proposons un poste de Secrétaire (H/F) à temps plein. Il s'agit d'un contrat d'une semaine, renouvelable selon la durée de l'arrêt maladie.
Prise de poste immédiate souhaitée.
Vous travaillerez dans une équipe pour l'accueil d'adultes présentant un handicap psychique.
Vous aurez pour missions principales :
- Accueillir les familles, résidents, entreprises et partenaires, les identifier et les orienter
selon leurs besoins.
- Répondre aux demandes des résidents ou les réorienter vers l'équipe éducative.
- Gérer le standard téléphonique : réception, transfert et prise de messages.
- Traiter le courrier entrant et sortant, gérer les emails et les messages électroniques.
- Assister la cheffe de service et la direction dans certaines tâches administratives.
Diplôme de niveau : CAP à BAC dans le domaine de l'accueil, la relation client, le secrétariat, salaire selon convention collective 1966.
Horaires de 8h30 à 16h30 du lundi au vendredi.
Qualités souhaitées :
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques,
- Excellentes qualités relationnelles : courtoisie, écoute, dynamisme et sourire,
- Connaissance handicap psychique et troubles du comportement souhaitée,
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à rester réactif face aux sollicitations,
- Savoir s'adapter en fonction des personnes,
- Sens de l'organisation et rigueur administrative
Vos avantages :
- Semaine de 4 jours pour la majorité des postes
- Télétravail possible sur les fonctions administratives
- 6 jours de congés exceptionnels + 25 jours légaux
- 6 jours de congés d'ancienneté (selon la Convention Collective Nationale 66)
- Mutuelle financée par l'association et le CSE (en garantie de base)
- Formations annuelles (intra et extra)
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
CAP, BEP et équivalents - Exig?
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Modalités d'accueil - Exigé
- Gestion des emails - Exigé
- Gestion des urgences et des imprévus - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Exigé
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Exigé
- Veiller au respect des échéances administratives - Exigé
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Organiser l'accueil des visiteurs - Exigé
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération salaire selon convention collective 1966