Description du poste :
La commune de Verrières-en-Anjou recrute un(e) agent d'accueil d'agence postale et d'état civil afin d'assurer un service public de proximité au sein du service Relations aux usagers. Sous l'autorité de la responsable de service, vous assurez la gestion administrative et opérationnelle des missions relevant de l'agence postale, de l'accueil en mairie, de l'état civil et du dispositif de recueil.
Missions en lien avec l'agence postale :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés,
- Assurer les services postaux : affranchissement, vente de produits (timbres, enveloppes, Prêt à poster .), dépôts et retraits de lettres et colis .,
- Assurer les services financiers et les prestations associées d'une agence postale : retrait et dépôt d'espèces, paiement de mandats cash,
- Gérer l'ouverture et la fermeture du site (ouverture/ fermeture de caisse, transferts d'argent et de marchandise, dépôt au coffre, commande de fonds, commande de produits et gestion des stocks),
- Assurer des services de proximité : contrat de réexpédition du courrier,
- Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service.
Accueil et gestion administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Renseigner et orienter vers les services et partenaires de la collectivité, prise de rendez-vous pour les pièces d'identité, .),
- Identifier, gérer la demande et son degré d'urgence,
- Procéder aux formalités administratives : légalisation de signature, vente au déballage, débit de boissons, attestations d'accueil.,
- Etablir les inscriptions sur les listes électorales,
- Gérer les photocopies.
Gestion de l'Etat-civil :
- Réceptionner et instruire les actes d'état civil (reconnaissances avant naissance, naissances, mariages, décès, parrainage civil, .),
- Réceptionner et enregistrer les PACS,
- Apposer et corriger les mentions marginales, tenir à jour des registres,
- Délivrer les livrets de famille,
- Délivrer les copies d'actes,
- Traiter les demandes notariales,
- Gérer le recensement citoyen.
Missions ponctuelles en lien avec le dispositif de recueil des titres d'identité :
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Renseignements sur les formalités de création ou de renouvellement des cartes d'identité et des passeports,
- Instruction et validation des dossiers (y compris les demandes complémentaires en cas de pièces manquantes et remises des titres),
- Certification numérique des titres d'identités.
- Maîtrise des outils bureautiques,
- Connaissance des logiciels métier Etat-civil / Poste,
- Connaissance des procédures administratives et du cadre réglementaire (Etat-civil, élections, délivrance des titres d'identité.),
- Qualités rédactionnelles, bonne maîtrise de l'expression écrite et orale.
- Accueillir le public, identifier la demande et conseiller,
- Appliquer des procédures formalisées,
- Appliquer les procédures de manipulation et de gestion de fonds et de stocks,
- Faire remonter les informations à la hiérarchie,
- Rigueur et esprit logique.
- Organisation et gestion des priorités,
- Adaptabilité aux interlocuteurs,
- Amabilité et qualité d'écoute,
- Discrétion,
- Autonomie.
- Travail posté,
- Travail le week-end,
- Pas de télétravail,
- Ordinateur portable mis à disposition.
Horaires : Temps partiel - 30H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Capacité à travailler en autonomie - Souhaité
- Connaissance des normes postales - Souhaité
- Gestion de la relation client en cas de perturbations - Souhaité
- Gestion des retours de courrier non distribué - Souhaité
- Normes de confidentialité pour le traitement du courrier - Souhaité
- Procédures de vérification d'identité - Souhaité
- Réglementation des plis spécifiques - Souhaité
- Utilisation d'une affranchisseuse colis - Souhaité
- Restituer les éléments non distribués au service concerné - Souhaité
- Assurer le rangement du courrier classé - Souhaité
- Collecter du courrier - Souhaité
- Délivrer un mandat cash - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Horaire de 12.02 Euros sur 12.0 mois
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée