Description du poste :
Vous serez améné(e) à travailler avec la comptable et l'ensemble du personnel.
Vos missions :
- Gérer les appels téléphoniques et prendre les messages,
- Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails,
- Traitements des courriers, des dossiers et des documents,
- Assurer le classement et l'archivage des documents,
- Assurer la prise de note lors des réunions puis mettre à jour le compte rendu,
- Mise à jour des tableaux sur excel,
- Gestion du personnel,
- Relances clients,
- Comptes prorata,
Qualités requises :
Autonome, réactive, dicrèt(e)
Pouvoir faire face à plusieurs fronts en même temps tout en hiérarchisant ses priorités.
Disponible pour réponse aux urgences imposées ou imprévues.
Le tout en restant courtois(e), polie et souriant(e).
Prérequis indispensable :
Connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique, Batigest et Sage 50.
Expérience requise :
Une connaissance dans le bâtiment serait un plus.
Poste à pourvoir de suite.
Horaires : Temps partiel - 25H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion des emails - Exigé
- Gestion des urgences et des imprévus - Exigé
- Principes de base en comptabilité - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer la confidentialité des données - Exigé
- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau - Exigé
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Exigé
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Exigé
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Exigé
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Exigé
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Exigé
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Exigé
- Utiliser une messagerie sécurisée - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Horaire de 12.81 Euros