Description du poste :
Présentation du service :
Le POOL permet d'assurer le remplacement de manière efficiente d'un(e) secrétaire médical(e) en arrêt (priorité 1), en congés, ou sur un temps de formation pour garantir une continuité de service et une permanence des soins pour les patients.
Les secrétaires du POOL peuvent être sollicités(es) dans le cas de renfort pour des services en difficulté, retard de frappe, aide à la numérisation.
ACTIVITES PRINCIPALES ET COMPETENCES REQUISES :
Gestionnaire d'informations médico-administratives au sein du pôle, le ou la secrétaire médical(e) participe et contribue au parcours des patients et de leurs proches, en lien avec les professionnels médicaux, soignants, et administratifs.
Il/elle traite, organise et coordonne ces informations de telle sorte que chaque intervenant dispose de la bonne information au bon moment. Il/elle met en ?uvre la vigilance nécessaire pour garantir la qualité de la gestion des données médico-administratives.
MISSIONS GENERALES :
- Accueil physique et téléphonique du patient et des usagers des services.
- Prise de RDV (consultations, hospitalisations, chirurgies, examens, etc.)
- Préparation des dossiers d'hospitalisation, suivi dossiers, classement et archivage
- Frappe des courriers de consultations, d'hospitalisations et opératoires.
- Préparation des documents de sortie (ordonnance, arrêt de travail, certificat, PMT,.)
- Gestion des plannings médecins.
- Suivi du codage d'actes dans son champ de compétences.
- Gestion du courrier.
- Travail en collaboration avec différents intervenants.
- Numérisation de documents.
- Vérification et saisie des PMT avant validation médicale.
- Collaboration à la programmation d'interventions + rappel des patients avant intervention (consignes pré-opératoires et vérification de l'absence de contre-indications à l'intervention chirurgicale).
- Copie de dossier lors de saisie/réquisition ou communication au patient en collaboration avec la direction des relations avec les usagers.
* Doit s'adapter rapidement et de manière efficiente.
* Formation planifiée dans chaque service en amont.
* Rotation dans les services à des rythmes réguliers.
* Pas de planning fixe établi, tant sur les repos que sur les horaires.
* Affectation connue tardivement, parfois la veille, exceptionnellement le jour-même.
* Peut-être amené(e) à avoir des missions sur sites extérieurs (DESANDROUINS, ST MIHIEL, MONTMEDY)
* Vaccination Hépatite B obligatoire
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération cf grille indiciaire FPH