Description du poste :
Sous l'autorité de la Direction du pôle :
En lien avec les valeurs inscrites au Projet associatif et le Projet d'Établissement, le/a secrétaire assure un rôle clé de soutien administratif et organisationnel:
- Assure l'organisation des rendez-vous, des réunions et des déplacements de l'équipe de direction;
- Participe au renseignement des tableaux de bords demandés par les autorités de tarification et la direction générale;
- Organise la communication interne du pôle;
- Soutient la politique qualité du pôle (participe à la gestion et aux suivis des évènements indésirables et des plaintes et réclamations, participation à la rédaction des procédures qualité et à leur communication;
- Participe au support informatique du pôle (créé des comptes utilisateurs, assiste les utilisateurs, participe à la gestion de la flotte des matériels relatifs aux systèmes d'information;
- En lien avec la responsable logistique: suit administrativement les registres de sécurité et met à jour les affichages obligatoires.
- Assure le suivi du dossier assurance du pôle.
- Est en soutien de la responsable logistique concernant les achats et les contrats fournisseurs du pôle (établissements des bons de commande, envoi des devis, suivi des achats et contrats de maintenance, ouvertures de comptes);
- En lien avec la responsable logistique: suit les plannings des agents d'entretien et de maintenance du pôle;
- Soutient la politique de gestion des risques du pôle : aide à la réalisation et actualisation des procédures afférentes.
- Temps de travail : CDD Temps plein - CCNT 1966 - Coefficient de base 411
- Lieu de travail principal -Avenue du Dr Guilem
Du 23 Mars au 24 Avril 2026
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 2001.99 Euros à 2800.0 Euros sur 12.0 mois