Description du poste :
Rattaché(e) directement à la direction, vous assurez la gestion administrative courante de la structure et contribuez à son bon fonctionnement. Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un bon relationnel, vous intervenez en appui de la direction.
Vos missions
1. Gestion administrative, budgétaire et logistique
- Assurer le suivi administratif des dossiers, des courriers, des mails, du classement et de l'archivage.
- Participer au suivi budgétaire et financier : facturation, encaissements, relances et actualisation des tableaux de suivi, en lien avec le pôle Finance.
- Gérer les commandes, les approvisionnements et l'organisation logistique des réunions et événements.
2. Gestion RH et des plannings
- Assurer le suivi administratif du personnel et l'accueil des nouveaux salariés.
- Mettre à jour les plannings, suivre les présences et proposer des ajustements en lien avec la direction.
- Traiter les demandes d'intérim après validation de la direction.
3. Gestion des inscriptions
- Participer à l'organisation des campagnes de préinscription et au traitement administratif des dossiers.
- Assurer le suivi des demandes, des listes d'attente et des places disponibles, en lien avec la direction.
- Préparer les documents nécessaires aux commissions d'attribution.
4. Accueil et communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des familles, des salariés et des partenaires.
- Diffuser les informations utiles et faciliter leur circulation entre la direction, les équipes et les partenaires.
- Assurer le suivi des sollicitations de la collectivité dans le cadre des missions confiées.
Profil recherché
- BTS Assistant de direction ou diplôme équivalent exigé.
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Outlook et Word.
- Excellentes capacités rédactionnelles et bonne aisance relationnelle.
- Rigueur, méthode, organisation, discrétion professionnelle et respect des procédures.
Informations sur le poste
- Contrat : CDI
- Prise de poste : 2 novembre 2026
- Temps de travail : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, y compris pendant les vacances scolaires selon le calendrier de la structure.
- Rémunération : 13,51 ? brut de l'heure, soit environ 2 048.79 ? brut / 1577.57 ? net mensuels
- Classification : échelon C - indice 285.
Les avantages de l'OPAL
- Prise en charge des repas.
- Prise en charge à 100 % des frais d'abonnement aux transports en commun
- Participation à la mutuelle Mut'Est et à la prévoyance selon les dispositions applicables.
- Reconnaissance de l'ancienneté dans la branche selon les dispositions conventionnelles.
- Partenariats avec Action Logement et Chorum.
- Accès aux dispositifs du CSE : cartes cadeaux et aides selon les conditions d'attribution et d'ancienneté.
- Possibilités de formation et d'évolution professionnelle.
La fiche de poste détaillée est disponible sur demande auprès de l'association OPAL.
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à nous contacter.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Horaire de 13.51 Euros