Chargé(e) d'accueil et d'organisation de séjours/événements (H/F)

Description du poste :

L'association **Activ'Sénior**, qui propose tout au long de l'année de nombreuses activités, sorties, séjours, voyages et événements à destination des seniors, recherche un(e) **Chargé(e) d'accueil et de projets tourisme & événementiel**.

Vous intégrerez une structure associative dynamique accueillant près de 1 000 adhérents par an et travaillerez en lien avec l'équipe salariée, les bénévoles, les intervenants et les différents partenaires de l'association.

VOS MISSIONS

**Organisation de sorties, séjours, voyages et événements**

Cette mission constitue une part importante du poste. Vous serez notamment chargé(e) de :

- Rechercher et proposer des sorties, séjours, voyages et événements adaptés au public senior
- Concevoir les programmes et organiser les projets de A à Z
- Rechercher et contacter les prestataires : transporteurs, hébergements, restaurants, sites touristiques, guides.
- Demander et étudier les devis, effectuer les réservations et assurer le suivi des prestataires
- Organiser les aspects pratiques et logistiques
- Préparer les informations et documents destinés aux participants
- Gérer les inscriptions, listes d'attente, annulations et remplacements
- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers
- Participer à l'organisation des manifestations et événements de l'association

**Accueil et gestion administrative**

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des adhérents
- Renseigner et orienter le public
- Gérer les appels, mails et messages
- Enregistrer et suivre les adhésions et inscriptions
- Effectuer les travaux courants de secrétariat : rédaction, saisie, classement, archivage.
- Participer à la rédaction et à la mise en page de l'information mensuelle
- Participer à la gestion des plannings, à l'affichage et à la préparation des salles

**Relais avec les clubs de quartier**

- Assurer le lien avec les différents clubs de quartier de l'association
- Effectuer des visites régulières
- Être en relation avec les responsables bénévoles
- Recueillir leurs besoins et demandes et en assurer le suivi

**Gestion courante**

- Enregistrer les adhésions, activités, sorties et voyages dans le logiciel de gestion EBP
- Assurer la gestion et le suivi de la caisse
- Participer au suivi des règlements et factures
- Gérer les stocks de petit matériel et fournitures
- Identifier les besoins et effectuer ponctuellement les achats nécessaires

### PROFIL RECHERCHÉ

Compte tenu de l'importance de l'organisation des sorties et voyages, nous recherchons particulièrement une personne disposant **d'une formation et/ou d'une expérience dans le tourisme, l'organisation de voyages et séjours ou l'événementiel**.

Vous êtes :
- Capable de concevoir et organiser un projet de sortie ou séjour de sa recherche jusqu'à sa réalisation
- Organisé(e), autonome, rigoureux(se) et réactif(ve)
- À l'aise avec la recherche et la relation avec les prestataires
- Doté(e) d'un excellent relationnel, notamment avec un public senior et des bénévoles
- Capable de gérer plusieurs dossiers simultanément
- À l'aise avec les outils informatiques et bureautiques
- Doté(e) de bonnes qualités rédactionnelles et d'une bonne maîtrise de l'orthographe
- Capable de travailler en équipe et de rendre compte

Une expérience en **agence de voyages, tourisme, événementiel, structure de loisirs ou milieu associatif** serait particulièrement appréciée.

La connaissance du logiciel **EBP** serait un plus, sinon formation en interne.

**Permis B indispensable** - déplacements ponctuels à prévoir.

- Temps de travail : 35 h hebdomadaires (travail le mercredi après midi)
- Prise de poste : dès que possible
- Rémunération : 1867.06 ? brut/mois + 13eme mois + prévoyance

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...

Profil recherché :

Formations

Compétences

• BTS avec une spécialisation en événementiel, communication ou information-communication - Souhaité
• Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires - Souhaité
• Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement - Souhaité
• Recueillir et analyser les besoins client - Souhaité
• Analyser une réponse à un appel d'offres - Souhaité
• Animer, coordonner une équipe - Souhaité
• Concevoir et gérer un projet - Souhaité
• Concevoir les modalités de l'événement selon les objectifs et le budget, en apportant son expertise et sa créativité sur les moyens et outils à mobiliser - Souhaité
• Concevoir une animation événementielle - Souhaité
• Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation - Souhaité
• Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles - Souhaité
• Développer et fidéliser la relation client - Souhaité
• Elaborer, suivre et piloter un budget - Souhaité
• Estimer les coûts et les délais d'une activité ou d'une prestation - Souhaité
• Etablir les objectifs et le cahier des charges de l'événement, en interne ou avec son client, selon la culture de l'organisation concernée - Souhaité
• Etre garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l'ensemble de l'événement, de sa préparation à sa clôture - Souhaité
• Gérer le budget alloué à l'événement - Souhaité
• Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires - Souhaité
• Mettre en oeuvre des actions de communication - Souhaité
• Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement - Souhaité
• Négocier avec les prestataires externes - Souhaité
• Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement - Souhaité
• Réagir face à l'imprévu et être force de proposition en cas de dysfonctionnement - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative des contrats - Souhaité
• Réaliser le suivi d'une action, accord ou convention - Souhaité
• Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l'événement - Souhaité
• Superviser l'événement afin de s'assurer du bon déroulement du planning - Souhaité
• Travailler en groupe, en réseau - Souhaité
• Utiliser les outils numériques - Souhaité

Qualités professionnelles