Description du poste :
1. Soutien direct à la direction
- Gestion de l'agenda du directeur / chef de service - planification des réunions, arbitrage des priorités, coordination avec les partenaires internes (DSPIP, attachée DPIP partenariat) et externes (préfecture, judiciaire, associations).
- Organisation des réunions stratégiques - préparation des ordres du jour, convocations, logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus.
- Suivi des dossiers sensibles - aide au pilotage des projets départementaux, suivi des échéances, relances, consolidation d'informations pour la direction.
2. Gestion administrative et documentaire
- Rédaction et mise en forme de documents officiels : notes, courriers, rapports, tableaux de bord.
- Gestion du courrier entrant et sortant - tri, priorisation, diffusion aux services concernés.
- Mise à jour des procédures internes - archivage, classement, gestion des documents confidentiels selon les règles de la DAP.
- Suivi des statistiques et indicateurs d'activité - compilation des données transmises par les antennes locales.
3. Interface interne et externe
- Accueil physique et téléphonique - filtrage des appels, orientation des interlocuteurs (magistrats, partenaires sociaux, familles, associations).
- Coordination avec les partenaires institutionnels - SPIP des autres départements, établissements pénitentiaires, préfecture, services sociaux, missions locales.
- Transmission d'informations entre la direction et les équipes
4. Appui RH et logistique
Selon l'organisation locale, l'assistante peut contribuer à :
- Suivi des congés, absences, formations des agents.
- Préparation des dossiers de recrutement (contractuels, stagiaires).
- Organisation des déplacements professionnels.
- Gestion des fournitures, matériels, salles de réunion.
5. Participation au fonctionnement global du SPIP
- Contribution à la communication interne (notes de service, diffusion d'informations).
- Appui à l'organisation d'événements institutionnels (journées thématiques, réunions départementales, visites officielles).
- Participation à l'amélioration continue des pratiques administratives.
Horaires : 36H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération application salaire apprentissage en vigueur
Description du poste :
1. Soutien direct à la direction
- Gestion de l'agenda du directeur / chef de service - planification des réunions, arbitrage des priorités, coordination avec les partenaires internes (DSPIP, attachée DPIP partenariat) et externes (préfecture, judiciaire, associations).
- Organisation des réunions stratégiques - préparation des ordres du jour, convocations, logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus.
- Suivi des dossiers sensibles - aide au pilotage des projets départementaux, suivi des échéances, relances, consolidation d'informations pour la direction.
2. Gestion administrative et documentaire
- Rédaction et mise en forme de documents officiels : notes, courriers, rapports, tableaux de bord.
- Gestion du courrier entrant et sortant - tri, priorisation, diffusion aux services concernés.
- Mise à jour des procédures internes - archivage, classement, gestion des documents confidentiels selon les règles de la DAP.
- Suivi des statistiques et indicateurs d'activité - compilation des données transmises par les antennes locales.
3. Interface interne et externe
- Accueil physique et téléphonique - filtrage des appels, orientation des interlocuteurs (magistrats, partenaires sociaux, familles, associations).
- Coordination avec les partenaires institutionnels - SPIP des autres départements, établissements pénitentiaires, préfecture, services sociaux, missions locales.
- Transmission d'informations entre la direction et les équipes
4. Appui RH et logistique
Selon l'organisation locale, l'assistante peut contribuer à :
- Suivi des congés, absences, formations des agents.
- Préparation des dossiers de recrutement (contractuels, stagiaires).
- Organisation des déplacements professionnels.
- Gestion des fournitures, matériels, salles de réunion.
5. Participation au fonctionnement global du SPIP
- Contribution à la communication interne (notes de service, diffusion d'informations).
- Appui à l'organisation d'événements institutionnels (journées thématiques, réunions départementales, visites officielles).
- Participation à l'amélioration continue des pratiques administratives.
Horaires : 36H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération application salaire apprentissage en vigueur