Description du poste :
Le Carrefour social et culturel d'Uckange recrute un(e) secrétaire administrative à temps partiel (20 heures hebdomadaires), dans le cadre du remplacement d'une salariée.
Dans un centre social, l'accueil est une mission centrale. Il constitue souvent le premier point de contact entre les habitants et la structure.
En tant que secrétaire administrative, vous serez au contact direct des usagers, que vous accueillerez physiquement et par téléphone. Votre rôle sera de les écouter, de les informer sur les activités et services proposés par le Carrefour social et culturel, et de les orienter vers les bons interlocuteurs et les services adaptés à leurs besoins.
Vous aurez également à assurer :
- La gestion des inscriptions et des adhérents
- Inscrire les usagers sur le logiciel de gestion des adhérents Bel Ami ;
- Constituer et suivre les dossiers des adhérents ;
- Assurer le suivi des demandes et la mise à jour des informations.
- Le secrétariat courant et la réalisation de tâches administratives
- Circulation des informations en interne ;
- Le classement, l'archivage et le suivi des documents ;
- Réalisation de tâches administratives sur le pack office
Le profil recherché :
Vous disposez de bonnes capacités relationnelles et d'écoute et savez accueillir des personnes aux profils et aux demandes variés et vous faites preuve de rigueur dans l'exécution des tâches.
Compétences et qualités attendues :
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques ;
- La connaissance du logiciel Bel Ami ou d'autres logiciel de gestion des adhérents serait un atout ;
- Organisation et autonomie dans le suivi des tâches administratives ;
- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec l'ensemble des salariés ;
- Une connaissance du fonctionnement des centres sociaux et/ou du milieu associatif serait appréciée.
Horaires : Temps partiel - 20H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 1155.0 Euros à 1156.0 Euros
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée