Description du poste :
Au sein du pôle technique, sous l'autorité du responsable de la cellule administrative assainissement et en collaboration avec la régisseuse titulaire, le(la) responsable adjoint(e) contribue à la mise en ?uvre de la compétence assainissement.
Il/elle assure la gestion administrative courante des abonnés et participe à l'ensemble du processus de facturation et de recouvrement de la régie du service public, industriel et commercial (SPIC) assainissement.
Il/elle assure également la continuité de fonctionnement de la régie en suppléance de la régisseuse titulaire et apporte un appui à l'organisation de la cellule administrative.
Mission et description des activités du poste :
Accueil et relations avec les usagers/abonnés
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers/abonnés ;
- Renseigner et conseiller les usagers/abonnés ;
- Alerter la hiérarchie sur les situations sensibles, les réclamations complexes ou les anomalies de facturation ;
Gestion administrative des abonnés
- Mettre à jour et assurer le suivi quotidien de la base de données abonnés ;
- Effectuer la gestion courante des dossiers des abonnés : création, mutation, résiliation, réclamations, etc.
- Être autonome dans la gestion courante des dossiers ;
- Contribuer à l'amélioration des procédures et à la fiabilisation des données et de la facturation ;
- Garantir la confidentialité et la fiabilité des données relatives aux usagers.
Régie et facturation
- Émettre les factures à destination des abonnés selon le calendrier prévisionnel ;
- Encaisser les recettes et réaliser les opérations de reversement à la collectivité ;
- Éditer les relances relatives aux factures non réglées ;
- Adresser l'état des impayés au service finances de la collectivité ;
- Suivre la trésorerie du compte DFT ;
- Assurer la responsabilité de l'ensemble du processus de facturation : de l'édition à l'encaissement jusqu'au reversement.
Relations avec les partenaires et les services du syndicat
- Assurer les relations avec les communes membres, les syndicats d'eau potable et le service de gestion comptable ;
- Participer, en lien avec la responsable de la cellule, au suivi des échanges avec les partenaires institutionnels ;
- Assurer les échanges nécessaires avec le directeur du service, les responsables de l'exploitation et de la partie investissement ;
- Collaborer avec la régisseuse titulaire, les autres régisseuses et gestionnaires administratives.
Appui à la responsable de la cellule administrative
- Assurer la suppléance de la responsable administrative et contribuer à la continuité de la régie et du service administratif ;
- Signaler les difficultés, anomalies ou situations nécessitant l'arbitrage de la responsable de cellule ;
- Contribuer à la continuité et au bon fonctionnement de la cellule administrative en lien avec les différents interlocuteurs du service.
Profil recherché:
- Rigueur, réactivité, sérieux et sens de l'organisation
- Qualité d'accueil et d'écoute
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Autonomie dans la gestion courante des dossiers et capacité à rendre compte
- Bonnes connaissances du cadre législatif et règlementaire régissant les services de l'eau et de
- l'assainissement
- Maitrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Outlook, etc.
- Facilité d'utilisation des logiciels métiers
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Assistant de gestion - Souhaité
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Gestion des emails - Souhaité
- Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
- Principes de base en comptabilité - Souhaité
- Rédaction d'écrits professionnels - Souhaité
- Techniques de gestion administrative - Souhaité
- Techniques de numérisation - Souhaité
- Techniques de prise de notes - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la confidentialité des données - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Organiser l'accueil des visiteurs - Souhaité
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Utiliser une messagerie sécurisée - Souhaité
- Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
- Connaissances règlementation eau assainissement - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Annuel de 26600.0 Euros - Prime incluse dans le salaire brut Prime incluse dans le salaire brut