Chargé-e de l'accueil et de la coordination administrative - H/F (H/F)

Description du poste :

- Secrétariat :
1. Accueil téléphonique et physique des visiteurs, stagiaires, formateurs et partenaires
2. Gestion du courrier (arrivée départ),
3. Classement et archivage (papier et numérique) des documents et informations
4. Saisie et mise à jour les bases de données utilisées au sein de l'association (annuaires internes : Excel, DIGIFORMA),
5. Gestion administrative des adhésions,
6. Appui et support ponctuels aux équipes de coordination
- Participation à la vie de la structure ou aux projets transversaux
1. Participation active aux comités de pilotage (CoPil) Communication et Administratif
2. Contribution à l'amélioration des outils et des pratiques internes
3. Contribution aux réflexions, à l'organisation et à l'amélioration des pratiques internes dans l'organisation administrative et la communication de la structure
- Suivi et traçabilité
1. Suivi des mails entrants et sortants
2. Suivi des dossiers en cours de traitement et archivés
3. Organisation et rigueur dans la gestion de l'information
- Logistique :
1. Mise en place des salles de cours,
2. Entretien hebdomadaire des locaux (salles, bureau accueil, tisanerie, bureau de passage, hall d'accueil),
3. Recherche et réservation de salles extérieures si besoin,
- Connaître et pouvoir transmettre les renseignements de base liés à nos formations à transmettre aux personnes qui nous contactent :
1. Transmission des informations de premier niveau sur les formations
2. Orientation des demandes vers les bons interlocuteurs
- Qualité :
1. Appui au pilotage du champ qualité de l'école,
2. Contribution à l'amélioration continue,
3. Mise en place et suivi de procédures, tableaux de bord
4. Participation à la démarche qualité (Qualiopi)
- Gestion de l'annuaire des formé.es en art-thérapie moderne et alumnis i2a
1. Suivi des dossiers de candidature pour l'intégration dans l'annuaire ATM et des alumnis i2a
2. Vérification de la conformité et de la complétude des dossiers
3. Mise à jour et structuration des informations dans les outils dédiés
4. Communication dédiée pour les offres d'emploi,
- Coordination administrative de formation
1. Coordination administrative de la formation « Concevoir et animer des ateliers d'initiation et de développement artistique » parcours certifiant RS7264
2. Suivi administratif des dossiers des apprenants
3. Appui à l'organisation des sessions de formation (documents, planning, suivi, etc..)
Compétences :
- Compétences théoriques :
Connaissance de l'organisation générale, juridique et fonctionnelle des associations
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Savoir-faire opérationnel :
Aisance au téléphone : vous devrez pouvoir renseigner les personnes qui contactent l'école sur le contenu de nos formations.
Aisance rédactionnelle et très bonne orthographe
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint ; Publisher serait un plus
Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, zoom, teams, etc. )
Bonne pratique de google drive et du traitement numérique des documents
Capacité d'organisation, polyvalence
Aptitude à travailler en équipe
- Savoir-faire comportementaux :
Capacité d'adaptation et réactivité
Discrétion, sens de la confidentialité
Rigueur, organisation et autonomie
Esprit d'équipe et engagement

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations

Compétences

• Bac pro métiers de l'accueil - Souhaité
• BTS négociation et digitalisation de la relation client - Souhaité
• Logiciel de traitement de texte - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Règles et consignes de sécurité - Souhaité
• Utilisation de logiciels de tableur - Souhaité
• Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité
• Assurer la confidentialité des informations - Souhaité
• Assurer la liaison avec les services de maintenance - Souhaité
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil - Souhaité
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives - Souhaité
• Garantir un suivi administratif - Souhaité
• Gérer des situations de crise ou d'urgence - Souhaité
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Souhaité
• Gérer les stocks de fournitures de bureau - Souhaité
• Maintenir une communication claire et professionnelle - Souhaité
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé - Souhaité
• Organiser l'agenda des réunions - Souhaité
• Rédiger des messages et des emails professionnels - Souhaité
• Relayer de l'information - Souhaité
• Surveiller les livraisons et les expéditions - Souhaité

Qualités professionnelles