Description du poste :
Le Centre de Formation des Apprentis est une structure de l'Éducation nationale. Créé en 2016, il forme des jeunes en contrat d'apprentissage, au sein de 94 Unités de Formation par Apprentissage (UFA). Il est une entité du Groupement d'Intérêt Public Formation et Certification pour l'Insertion Professionnelle (GIP FCIP) de Toulouse, créé en 2002 et chargé de mettre en ?uvre un ensemble de services concourant à l'éducation et à la formation tout au long de la vie. Le CFA est un CFA hors les murs qui s'appuie sur le réseau des lycées et lycées professionnels du secteur public de la Région Occitanie Ouest (ancienne région Midi-Pyrénées).
Missions :
Gestion administrative
Gérer le process administratif des contrats d'apprentissage dans l'outil Yparéo
Vérifier la complétude des contrats d'apprentissage
Saisir les dossiers sur Yparéo
Etablir les conventions financières, et assurer leur suivi
Répondre aux demandes d'emails et téléphonique, et diverses réclamations
Saisir les contrats d'apprentissage sur les différents OPCO, répondre aux réclamations et courriers des OPCO
Relancer les entreprises et les OPCO pour régulariser les dossiers
Mise à jour des situations des apprentis sur Yparéo (en fonction des ruptures, des abandons définitifs de formation.)
Gestion courante
Réception et traitement des demandes téléphoniques et des mails : fournir des informations relatives aux demandes, conseiller et orienter vers les services et les interlocuteurs compétents
Informer la hiérarchie d'éventuels dysfonctionnements,
Participer aux travaux de démarche qualité
Compétences requises :
Sens des responsabilités, discrétion et confidentialité
Capacité à mener plusieurs activités en même temps, à agir dans un contexte complexe
Capacité d'adaptation à de nouveaux outils informatiques
Capacité à mettre en place et actualiser des outils facilitant la gestion de certains dossiers
Maîtrise des règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe
Adaptation de son langage et de ses messages au type d'interlocuteur
Catégorie : B
Diplôme minimum requis : Bac à Bac +2
Contrat de vacation du 1er juin au 30 septembre
Quotité : 35h
Rémunération : selon règles en vigueur dans l'Education nationale
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Selon taux de vacation en vigueur