Description du poste :
Au sein de l'équipe administration des ventes, vous assurez le soutien administratif et logistique nécessaire à la production des séjours du secteur des vacances adaptées (séjour pour adultes handicapées).
Vous contribuerez à la fiabilité des opérations et au respect des échéances contractuelles.
Sous la responsabilité de la responsable administration des ventes et en lien fonctionnel avec les équipes opérationnelles, vos principales missions seront de :
Gestion administrative des séjours de vacances adaptées
- Contribuer à la déclaration des séjours
- Contribuer au paramétrage des séjours sur logiciel (hébergements et descriptifs séjours)
- Préparer les documents administratifs des séjours
- Vérifier la conformité des justificatifs de dépenses des séjours
Gestion administrative des inscriptions (hors administration des ventes)
- Gérer les dossiers d'aides financières aux vacances
- Traiter et envoyer des comptes rendus des séjours vacanciers
- Gérer les remboursements des frais médicaux
- Contribuer à l'envoi des convocations
Appui logistique
- Suivre les réservations d'hébergements et de véhicules
- Suivre les paiements des contrats d'hébergements et de véhicules
- Assurer le lien administratif avec les prestataires
Soutien à la contractualisation CEE
- Création de contrats des encadrants de séjours
- Transmission des modifications contractuelles aux services RH
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Bonne maitrise du pack office - Souhaité
- Connaissance des séjours de vacances adaptées - Souhaité
- Expérience de la gestion administrative - Souhaité
- Polyvalence, capacité d?adaptation - Souhaité
- Qualités rédactionnelles - Souhaité
- Rigueur et sens de l?organisation - Souhaité
- Aisance relationnelle - Souhaité
- Aisance avec l'outil informatique et l?utilisation - Souhaité
- Sens du travail en équipe - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération 2048,79 € brut/mois (indice 285 de la convention collective ECLAT)