Description du poste :
Un IME accueillant 48 enfants handicapés recherche une secrétaire pour :
Gestion administrative de l'établissement :
- Accueillir et orienter les jeunes, familles, visiteurs et partenaires.
- Assurer la gestion du standard téléphonique et des correspondances (courrier, mails).
- Rédiger, mettre en forme et suivre les documents administratifs (courriers, comptes-rendus, rapports, etc.).
2. Gestion des dossiers des jeunes :
- Assurer la gestion administrative des admissions et des dossiers des jeunes.
- Participer à l'organisation des rendez-vous pour les professionnels médicaux, paramédicaux et éducatifs
- Gérer les relations avec les familles : transmettre les informations, prendre les appels et répondre aux questions administratives
3. Suivi des documents et des obligations légales :
- Veiller à la conformité et à l'archivage des documents administratifs en lien avec les normes en vigueur (RGPD, respect de la confidentialité, .).
- Suivre les renouvellements de dossiers administratifs et des contrats divers (assurances, partenaires, prestataires, etc.).
- Préparer les documents pour les inspections et audits administratifs.
4. Communication interne et externe :
- Gérer la diffusion d'informations au sein de l'ensemble de l'équipe de l'IME.
- Maintenir une bonne communication avec les familles, les partenaires externes (administration, services sociaux, etc.) et les professionnels internes (éducateurs, psychologues, médecins).
- Participer à la mise en place de la communication interne (bulletin d'information, affichages, .).
compétences ET QUALITÉS REQUISES :
- Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, logiciels de gestion de dossiers, .).
- Connaissance des procédures administratives liées au secteur médico-social et au respect des normes.
- Bonne gestion du temps et des priorités.
- Discrétion, confidentialité et rigueur dans la gestion des informations sensibles.
- Savoir être :
- Accueil et écoute bienveillante.
- Sens de l'organisation et capacité à travailler en équipe interdisciplinaire.
- Capacité à travailler en gérant plusieurs tâches simultanément.
- Aisance dans la communication écrite et orale, avec les jeunes comme avec les professionnels.
- Qualités personnelles :
- Empathie et respect des personnes en situation de handicap.
- Sens du service et disponibilité.
- Esprit d'initiative et de proactivité.
Du lundi au vendredi, de 9h à 16h00 CDD renouvelable en fonction de la prolongation de l'arrêt maladie.
Demande bulletin numéro 3 + attestation d'honorabilité
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Règles de sécurité - Souhaité
- Secrétaire médical et médico-social - Souhaité
- Utilisation de matériel de bureau - Souhaité
- Accueillir, orienter et renseigner un patient - Exigé
- Actualiser le dossier médical du patient - Exigé
- Renseigner des documents médico-administratifs - Exigé
- Assurer la confidentialité des données médicales - Souhaité
- Gérer l'accueil téléphonique - Souhaité
- Conseiller, accompagner une personne - Souhaité
- Maintenir un environnement de travail propre et organisé - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Mensuel de 1880.0 Euros à 2100.0 Euros - en fonction du diplôme, des certificat de travail sur la convention de travail 66
+ prime Ségur en fonction du diplôme, des certificat de travail sur la convention de travail 66
+ prime Ségur