Description du poste :
Missions :
Classement et organisation des archives :
- Trier, classer et inventorier les documents selon les normes archivistiques en vigueur.
- Mettre à jour le plan de classement existant ou en créer un nouveau si nécessaire.
- Identifier les documents à conserver, éliminer ou transférer.
Mission spécifique : Versement aux Archives Départementales du 65
- Constituer les bordereaux de versement conformément au formalisme des AD 65, rédaction des analyses
- Identifier les documents versables selon les obligations légales et le tableau de gestion.
- Préparer physiquement les dossiers : conditionnement, numérotation.
- Assurer les échanges techniques avec les Archives départementales : demandes d'agrément, validation des bordereaux, gestion des retours.
- Organiser et suivre la remise des fonds versés (transport, planning, conformité).
- Garantir la traçabilité et la documentation de l'ensemble de l'opération.
Gestion matérielle et administrative des archives :
- Préparer, conditionner et étiqueter les boîtes d'archives.
- Organiser et optimiser l'espace de stockage (archives courantes, intermédiaires, définitives).
- Veiller à la bonne conservation des supports (papier, numérique, photos, etc.).
Relation avec les services internes
- Accompagner les collaborateurs dans leurs besoins de recherche documentaire.
- Conseiller sur les bonnes pratiques de classement, conservation et durée légale d'archivage.
- Mettre en place des outils simples pour faciliter le classement par les équipes.
- Sensibiliser aux procédures internes d'archivage.
Conformité et sécurité
- Appliquer les règles RGPD et les obligations légales liées à la conservation des documents.
- Garantir la confidentialité des documents sensibles.
Compétences attendues : très bonne connaissance du processus de versement en Archives départementales, maîtrise des règles d'archivistique et des durées légales de conservation, maîtrise des méthodes de tri, classement et indexation, à l'aise avec les outils informatiques (Excel, GED/SAE, numérisation).
- Qualités personnelles : rigueur, méthode, capacité à gérer des volumes importants, esprit de synthèse et d'analyse, sens du relationnel, autonomie et sens des priorités.
Horaires : 38H20/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Réaliser une veille documentaire - Souhaité
- Participer à un inventaire - Souhaité
- Maintenir une documentation précise et à jour - Souhaité
- Sélectionner des informations documentaires - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération fonction formation et expérience
Description du poste :
Missions :
Classement et organisation des archives :
- Trier, classer et inventorier les documents selon les normes archivistiques en vigueur.
- Mettre à jour le plan de classement existant ou en créer un nouveau si nécessaire.
- Identifier les documents à conserver, éliminer ou transférer.
Mission spécifique : Versement aux Archives Départementales du 65
- Constituer les bordereaux de versement conformément au formalisme des AD 65, rédaction des analyses
- Identifier les documents versables selon les obligations légales et le tableau de gestion.
- Préparer physiquement les dossiers : conditionnement, numérotation.
- Assurer les échanges techniques avec les Archives départementales : demandes d'agrément, validation des bordereaux, gestion des retours.
- Organiser et suivre la remise des fonds versés (transport, planning, conformité).
- Garantir la traçabilité et la documentation de l'ensemble de l'opération.
Gestion matérielle et administrative des archives :
- Préparer, conditionner et étiqueter les boîtes d'archives.
- Organiser et optimiser l'espace de stockage (archives courantes, intermédiaires, définitives).
- Veiller à la bonne conservation des supports (papier, numérique, photos, etc.).
Relation avec les services internes
- Accompagner les collaborateurs dans leurs besoins de recherche documentaire.
- Conseiller sur les bonnes pratiques de classement, conservation et durée légale d'archivage.
- Mettre en place des outils simples pour faciliter le classement par les équipes.
- Sensibiliser aux procédures internes d'archivage.
Conformité et sécurité
- Appliquer les règles RGPD et les obligations légales liées à la conservation des documents.
- Garantir la confidentialité des documents sensibles.
Compétences attendues : très bonne connaissance du processus de versement en Archives départementales, maîtrise des règles d'archivistique et des durées légales de conservation, maîtrise des méthodes de tri, classement et indexation, à l'aise avec les outils informatiques (Excel, GED/SAE, numérisation).
- Qualités personnelles : rigueur, méthode, capacité à gérer des volumes importants, esprit de synthèse et d'analyse, sens du relationnel, autonomie et sens des priorités.
Horaires : 38H20/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Réaliser une veille documentaire - Souhaité
- Participer à un inventaire - Souhaité
- Maintenir une documentation précise et à jour - Souhaité
- Sélectionner des informations documentaires - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération fonction formation et expérience