Description du poste :
Nous recrutons au sein du service Scolarité un/une Assistant(e) Scolarité sur le campus de Talence pour un CDD de 3 mois dans le cadre d'un surcroît d'activité.
Le service assure la gestion administrative et réglementaire du parcours des apprenants, organise et gère les examens, met en ?uvre les décisions de scolarité et veille à la fiabilité des données ainsi qu'à la satisfaction.
Rattaché/rattachée à la Responsable du service Scolarité, vous travaillerez au sein d'une équipe répartie sur nos 4 campus. En fonction de la saisonnalité des activités et des besoins de l'école, vos missions principales seront les suivantes :
1. Organisation des examens
- Veiller à la bonne planification des examens en présentiel et distanciel en coordination avec le service Planification et les responsables de cours.
- Mettre en ?uvre opérationnellement l'activité : convocation des étudiants, impression des sujets, collecte des copies pour correction, consultation des copies et archivage.
- Animer et suivre le vivier de surveillants (recrutements, relation avec l'agence d'intérim.).
- Participer activement aux différentes instances relatives à l'activité (réunions, REX.).
2. Gestion de la scolarité
- Enregistrement des décisions individuelles des étudiants (suspension, réinscription, démission, transfert).
- Saisir les décisions de jury pour publication.
- Envoyer les attestations diverses et relevés de notes.
- Saisir les notes de rattrapage.
- Préparation et envoi des convocations liées aux commissions disciplinaires.
- Participer à la production des diplômes avec un haut niveau de contrôle qualité sur les données apprenants et dans le respect des règlements (Rectorat et CGE).
- Participer à la distribution des diplômes lors de la cérémonie annuelle et à posteriori.
Profil recherché et compétences métier :
- De formation Bac+3 dans le domaine de la gestion, de l'administration ou relation clients
- Expérience de 2 ans minimum souhaitée sur un poste similaire
- Une expérience dans le domaine de l'enseignement supérieur serait un plus
- Capacités rédactionnelles et relationnelles
- Capacité à travailler en équipe, en transversalité et à distance
- Utilisation d'office 365, notamment Excel
- La connaissance d'un CRM serait un plus
- Anglais niveau C1 souhaité, B2 exigé
Soft skills :
- Sens du service client
- Réactivité et dynamisme
- Agilité, capacité d'adaptation
- Polyvalence
- Rigueur
- Capacité d'organisation et priorisation
30 jours ouvrés de congés payés/an + 20 JRTT/an au prorata de la durée du contrat
Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle et prévoyance
Prise de poste : Avril 2026
Horaires : 38H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Langues
Anglais - Exig?
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Annuel de 24000.0 Euros à 25000.0 Euros sur 12.0 mois