Description du poste :
DESCRIPTIF DE L'EMPLOI
- Accueillir et informer les administrés sur des démarches d'état civil
- Horaire de travail de 9h00 à 12h30 du lundi au vendredi
- Permanence le samedi matin de 10h00 à 12h00 (le 1er samedi de chaque mois, 1 fois sur 3).
MISSIONS :
ÉTAT CIVIL / CIMETIÈRE / ÉLECTIONS
- Informer les administrés
- Instruire demande de reconnaissance avant naissance et rédiger les actes de naissances, mariages, décès, PACS
- Rédaction des livrets de familles instruire les demandes de duplicata
- Recensement : délivrance des attestations, suivi trimestriel Préfecture
- Cimetière, columbarium et jardin du souvenir : gestion des concessions, cases etc .
- Élection : Inscription sur les listes électorale, gestion des recours, organisation et tenue des Commissions de contrôle des listes électorales, gestion des procurations, organisation matérielle des scrutins électoraux
- Légalisation de signature
- Actes notariés
ACCUEIL DES ADMINISTRES - SECONDER LE SERVICE ACCUEIL
- Accueillir, conseiller et orienter les administrés vers les divers services
- Distribuer les courriers à traiter vers élus et techniciens
- Transférer les appels et mails
- Prise des rendez-vous pour la Plateforme des Services Publics
- Accueil des intervenants extérieurs pour leur permanence
- Instruction des dossiers CNI et Passeports
- Préparation administrative relative aux manifestations/ cérémonies
SPÉCIFICITÉ DU POSTE :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissances juridiques et administratives
- Connaissance des environnements concessionnaires
- Polyvalence, adaptabilité, discrétion, réactivité
- Sens du contact, capacité d'écoute
- Volonté d'apporter une réponse adaptée
- Qualités rédactionnelles
- Sens du travail en équipe, et aisance relationnelle
Horaires : Temps partiel - 17H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Classement, archivage - Souhaité
- Environnement administratif, institutionnel et politique - Souhaité
- Guide des bonnes pratiques de l?organisation - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Techniques de numérisation - Souhaité
- Utilisation de logiciels spécialisés - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Contrôler la conformité des données - Souhaité
- Corriger et mettre en forme un document - Souhaité
- Diffuser une information, une publication - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Mettre en forme un document - Souhaité
- Numériser des documents, médias ou supports techniques - Souhaité
- Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Grille indiciaire fonction public