Gestionnaire de scolarité (H/F)

Description du poste :

Présentation de la structure :
L'UFR Arts et Sciences Humaines (ARSH) est une composante universitaire qui favorise l'interdisciplinarité et l'ouverture sur le monde contemporain à travers des formations en histoire, histoire de l'art, archéologie, philosophie, musique et géographie sociale. Elle propose un large éventail de formations : 5 licences générales, 6 doubles licences, 3 masters et 3 doctorats, ainsi qu'une préparation aux concours de l'enseignement.
Pour en savoir plus sur l'ARSH : https://arsh.univ-grenoble-alpes.fr/ufr-arts-et-sciences-humaines/accueil-arsh-974848.kjsp

Missions principales :
Placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service scolarité et au sein d'une équipe de 7 agents, vous aurez pour missions principales :
- assurer la gestion administrative et organisationnelle de parcours de formations initiales et/ou continues, de la préparation du recrutement à la délivrance du diplôme
- garantir le bon déroulement administratif du parcours d'étude, être l'interlocuteur privilégié des équipes pédagogiques et travailler en collaboration
- contribuer à la coordination interne (partage d'informations, méthodes, procédures) au sein du Pôle Transversal du Service de Scolarité

Activité :
- Accueillir, informer et orienter les usagers (permanence téléphonique, mails, plateformes)
- Appuyer la gestion des admissions et les inscriptions en appui aux gestionnaires référentes IA et Apogee : (pré)paramétrage des campagnes (eCandidat/Mon Master/Portail Études en France), contrôle de recevabilité, préparation des commissions, notifications
- Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long du cursus et veiller à l'application des règlements des études et des Modalités de Contrôle des Connaissances et des Compétences (MCCC)
- Saisir des données dans les logiciels de gestion de scolarité (Apogée, ADE, Cloud, Pstage, plateformes d'admission), en garantissant leur qualité et leur traçabilité
- Préparer et organiser les examens, les jurys planification et organisation matérielle, saisie/contrôle des notes et résultats dans SI Scolarité (Apogee), édition/transmission des PV et relevés, archivage et sécurisation des actes de gestion..
- Construire et saisir les emplois du temps en lien avec l'équipe pédagogique

En appui à la coordination du Pôle Transverse :
- Contribuer à la modélisation et au paramétrage de l'offre de formation et à la fiabilisation des données dans les SI ; assurer la cohérence entre ces outils pour faciliter la production des extractions
- Travailler en transversalité avec le pôle transverse et les référents métiers (handicap, stages, admissions, IA), participer à la continuité de service et à l'amélioration continue des procédures
- Appliquer la réglementation relative à la scolarité

Restriction ou contraintes liées au poste:
Les périodes de fortes intensités, rentrée, recrutements, inscriptions, examens, jurys, nécessitent une disponibilité accrue et peuvent donner lieu à des adaptations horaire dans le planning (heures complémentaires, décalage des pauses, etc.)

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

• Communiquer avec aisance auprès de publics variés - Souhaité
• Respecter les réglementations et les procédures - Souhaité
• Organiser, planifier, respect des délais - Souhaité
• Pouvoir s?approprier rapidement des logiciels - Souhaité
• Faire preuve de réactivité, diplomatie - Souhaité
• Maîtriser Word, Excel, messagerie - Souhaité
• Faire preuve de rigueur, discrétion et fiabilité - Souhaité
• Savoir prendre des initiatives - Souhaité
• Rendre compte de son activité avec clarté - Souhaité
• Travailler en équipe et en transversalité - Souhaité

Qualités professionnelles