Gestionnaire administratif (H/F)

Description du poste :

Présentation de la structure :

Au sein de la Direction Générale Déléguée Formation et Vie Universitaire, la Direction de la Formation continue et de l'apprentissage (DFCA) développe, organise, coordonne et gère les activités de formation continue et d'apprentissage et participe à la définition de la stratégie.
La DFCA comprend une quarantaine de personnes et est composée de deux services : le Service Gestion des Activités de la Formation d'une part et le Service Ressources d'autre part. Le pôle apprentissage est rattaché au sein de ce second service.

Missions principales :

Sous la responsabilité de la directrice et en collaboration avec la référente apprentissage, vous assurez l'instruction et le suivi administratif des dispositifs liés à l'apprentissage au sein du CFA UGA. À ce titre, vous gérez un portefeuille de dossiers (contrats, conventions, aides aux apprentis) et contribuez à la fiabilisation des données ainsi qu'au suivi de l'activité à l'aide de tableaux de bord et de bases de données. Vous participez également à l'information et à l'accompagnement des services et partenaires concernant les dispositifs et outils liés à l'apprentissage.

Activités principales :

- Instruire les dossiers liés aux dispositifs d'apprentissage en vérifiant leur conformité juridique, administrative et financière.

- Assurer la gestion et le suivi administratif d'un portefeuille de dossiers (contrats et conventions d'apprentissage, formulaires réglementaires CERFA).

- Gérer et suivre les dispositifs d'aide aux apprentis du CFA UGA (aide au permis, premier équipement, fonds social).

- Assurer le suivi des relations avec les partenaires internes et externes (UFR, OPCO, organismes financeurs) et participer à l'enquête SIFA.

- Administrer et mettre à jour les bases de données et outils de gestion liés à l'activité apprentissage.

- Contribuer à la fiabilisation, à la production et à la diffusion des données relatives à l'offre de formation en apprentissage.

- Alimenter et exploiter des tableaux de bord de suivi et produire des extractions et analyses de données pour le pilotage de l'activité.

- Contribuer à l'organisation et au suivi des instances et événements du pôle (préparation logistique, appui administratif, rédaction de comptes rendus).

- Informer et accompagner les services et partenaires sur les dispositifs, procédures et outils liés à l'apprentissage.

- Participer à la diffusion de l'information, à la conception de supports de communication et à l'amélioration continue des procédures internes.

Compétence complémentaire demandée :

- Connaissance du cadre réglementaire et du fonctionnement des dispositifs liés à l'apprentissage

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations

Compétences

• Capacité à signaler les difficultés rencontrées - Exigé
• Aptitude à travailler en équipe - Exigé
• Rigueur et sens de l?organisation - Exigé
• Capacité à rendre compte - Exigé
• Organiser son activité et à gérer les priorités - Exigé
• Qualités de communication écrite et orale - Exigé
• Collaborer avec des interlocuteurs variés - Exigé
• Capacité d?analyse et de synthèse - Exigé
• Autonomie et capacité d?adaptation - Exigé