Description du poste :
Descriptif de l'emploi :
Sous le contrôle du secrétaire général de mairie, réalise l'ensemble des opérations relevant de la compétence de la commune dans certains domaines : accueil, affaires générales, communication, conseil municipal, cimetière, gestion des salles, remplacement à la Poste.
Missions :
Accueil :
- Accueil physique et téléphonique des administrés, prise de rendez-vous, traitement des affaires courantes, rédaction et délivrances des actes d'état civil, .
Affaires générales :
- Gérer le courrier arrivé et départ et apporter les réponses en collaboration avec le Maire
- Suivi messagerie internet
Communication :
- Aide à la préparation des principales manifestations communales (élaboration d'invitations, listings, traitement et restitution des données.) : v?ux du Maire, accueil des nouveaux arrivants, repas des anciens et colis de Noël
- Mise en page et rédaction du journal municipal
- Programmation du panneau d'affichage lumineux
Conseil Municipal :
- Elaboration des convocations
- Préparation des délibérations en lien avec les collègues référents par domaine de compétence
- Transmission en préfecture, affichage et traitement des actes
- Rédaction des comptes rendus et suivi des registres
Cimetière :
- Gestion et suivi du cimetière communal
Gestion location salles :
- Gestion des plannings des différentes salles de la commune
- Gestion des locations (courrier de réservation, suivi, visite de la salle, états des lieux.)
- Elaboration de conventions avec les partenaires réguliers
- Gestion des encaissements et préparation des documents comptables pour la Trésorerie
La Poste :
Remplacement de l'agent en charge de l'Agence Postale Communale lors des congés et des absences
Vous devez connaître les procédures de tenue de conseil municipal et être en capacité de prendre part à la rédaction du journal municipal.
Maîtrise de l'orthographe , du français, d'un traitement de texte et de la mise en page de documents.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classement, archivage - Souhaité
- Environnement administratif, institutionnel et politique - Souhaité
- Guide des bonnes pratiques de l?organisation - Souhaité
- Utilisation de logiciels spécialisés - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Corriger et mettre en forme un document - Souhaité
- Diffuser une information, une publication - Souhaité
- Mettre en forme un document - Souhaité
- Numériser des documents, médias ou supports techniques - Souhaité
- Organiser l'agenda des réunions - Souhaité
- Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Cat. B ou C de la FPT