Assistant /Assistante de direction en Foyer d'accueil médicalisé (H/F)

Description du poste :

Poste à temps partiel au sein d'un Etablissement psychiatrique à vocation départementale.
Finalité du poste :
Assurer des activités de secrétariat, de gestion administrative et participer à la vie institutionnelle de la structure.
Assurer l'accueil, l'écoute, le conseil, l'orientation et l'articulation entre les différents acteurs internes et externes à la structure.
Missions:
- Secrétariat et participation à la vie du FAM
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes à la structure et orientation des appels
- Réception et transmission aux personnes concernées du courrier
- Frappe, mise à jour et diffusion de courriers, tableaux, conventions, notes d'informations et divers documents réglementaires (règlement intérieur, conseil de vie social.) concernant la structure aux différents interlocuteurs internes et externes selon le cas
- Planification des différentes réunions (synthèses, réunions institutionnelles, groupes de parole, cohésion d'équipe, réunions de groupe, analyses cliniques, conseil de vie sociale.)
- Participation à l'organisation des différentes manifestations au sein de la structure (Noël, anniversaires, goûters festifs.)
- Classement et archivage de dossiers
Gestion des dossiers individuels des résidents
- Constitution du dossier administratif papier et informatisé du Résident - Vérification des informations administratives le concernant (CMU, MDPH.), élaboration des contrats de séjours et avenants.
- Tenue à jour du dossier du Résident (papier et informatisé) : traitement des courriers, protocoles et comptes rendus le concernant ; classement de documents.
- Diffusion aux différents interlocuteurs internes et externes des informations relatives aux Résidents.
- Prise de de notes et frappe des synthèses et projets personnalisés ; et des analyses cliniques des Résidents
- Numérisation, clôture du dossier informatisé et archivage du dossier papier.
Autres activités :
- Suivi de l'absentéisme (congés, RTT, formation, grèves .) via e-planning en collaboration avec l'encadrement de la structure
- Élaboration et transmission au Cadre de santé de garde des effectifs de week-end
- Tenue d'une régie en qualité de Régisseur principal (suivi de différents comptes d'activités)
- Veille et vigilance face aux usagers à l'égard des intervenants externes
- Participation à différents groupes de travail (projet d'Etablissement, évaluation interne.)
Compétences liées au poste :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone en respectant le secret professionnel.
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.
- Connaissance du fonctionnement de l'établissement
- Connaissance du public accueilli
- Connaissance du secteur médico-social appréciée
Horaires : 8h30-16h30, le lundi et jeudi ; et 8h30-12h, le mardi.
20h avec RTT, prise de poste dès que possible.
CDD de 3 mois renouvelable avec possibilité de CDI.

Horaires : Temps partiel - 20H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité