Secrétaire (H/F)

Description du poste :

L'entreprise a pour objet l'exercice de la formation continue professionnelle. Son activité principale est dirigée vers les orthophonistes et les autres professionnelles de santé.
Promotion des formations
Lecture et traitement des mails reçus
Traitement du courrier postal, transfert des courriers
Mise en place du contrat de réexpédition du courrier
Permanence téléphonique de deux heures par semaine
Recueil des documents administratifs auprès des formateurs
Inscription des participants aux formations
Mise à jour du tableau de suivi numérotation
Traitement des documents administratifs et comptables
Relance auprès des participants afin de finaliser les dossiers d'inscription

Gestion sociale des formateurs et des animateurs

Gestion comptable
.- Classement des factures
- Suivi des paiements et des règlements (chèques et virement) : encaissement stagiaires, règlement des frais de structure et frais liés aux formations
- Etablir un prévisionnel/formation (demandé par le FIF-PL), mais il sert également pour avoir une estimation du résultat global annuel
- Vérification des frais des formateurs et des animateurs
- Enregistrement des pièces comptables sur le logiciel de comptabilité du cabinet
- Sauvegarde des documents comptables. Envoi lien au cabinet comptable pour contrôle en fin d'exercice comptable
- Etablissement+envoi du bilan pédagogique et financier par voie électronique
- Vers le mois de février/mars : préparer un PowerPoint pour l'AG
- En cas de changement de siège social et/ou représentante permanente : faire les mises à jour de kbis
- Mise à jour de l'organigramme à faire tous les ans
- Banque : enregistrer les nouveaux bénéficiaires, faire les virements, suivi des règlements, mise à jour du tableau de suivi pour pointer les relances nécessaires


Une expérience en centre de formation est nécessaire.


Poste à 100% en Télétravail







Horaires : Temps partiel - 27H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
• Connaître la certification Qualiopi - Exigé
• Avoir travaillé dans le domaine de la formation - Exigé