Description du poste :
Notre équipe recherche une personne pour rejoindre notre équipe et assurer le remplacement de notre assistante administrative pendant son congé maternité.
Mission du poste
L'assistante administrative assure la gestion administrative, comptable, RH et communication de l'entreprise. Elle contribue au bon fonctionnement de l'organisation et assure le lien entre les différents interlocuteurs internes et externes.
1. Accueil et relation client
Accueil physique et téléphonique
Gestion des appels entrants et sortants : hiérarchisation, filtrage, redirection et transmission
Prise de rendez-vous et planification des rendez-vous prospects
Suivi administratif et relation client
2. Gestion administrative et organisation
Gestion des e-mails entrants et sortants
Organisation, classement et archivage des documents administratifs et de l'activité de l'entreprise (papier et numérique), dans le respect des obligations légales
Organisation du traitement et de la diffusion des informations en interne
Rédaction de courriers, notes et comptes rendus
Prise de notes et restitution d'informations
Mise en forme de documents (tableaux, graphiques, présentations PowerPoint)
Organisation des déplacements, réunions et rendez-vous internes et externes
3. Gestion comptable courante
Établissement des factures clients et transmission
Suivi des factures et des encaissements, relances si nécessaire
Classement et organisation des documents comptables
Règlement des partenaires et fournisseurs
Gestion des stocks et des commandes du service administratif
4. Gestion des ressources humaines
Gestion des affiliations des nouveaux salariés à la mutuelle d'entreprise
Saisie des variables de paie et gestion des congés
Gestion administrative des formations :
Demandes de prise en charge auprès de l'OPCO Constructys
Demandes de prise en charge auprès du FAFCEA (gérants)
Procéder au fléchage de la taxe d'apprentissage auprès des organismes sélectionnés
5. Communication
Gestion et animation des outils de communication de l'entreprise :
Réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn)
Site internet
Organisation et suivi des actions de communication
6. Recherche et veille
Recherche d'informations via la consultation de documents et bases de données
Analyse et restitution des informations recueillies
Compétences requises à avoir :
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint...
- Maîtrise des réseaux sociaux
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat
- Connaissances en comptabilité
- Connaissances en ressources humaines
Savoir-faire :
- Maitrise orale et écrite de la langue française
- Capacité à évaluer l'urgence d'une demande
- Gestion des situations délicates
Savoir être :
- Rigueur, autonomie
- Sens de l'organisation
- Diplomatie
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Force de proposition
- Disponibilité
Horaire : 35h / semaine
Type de contrat : CDD de remplacement
Début : début mai (avec deux semaines d'immersion en amont)
Fin : 4 décembre 2026
Lieu : 1 Impasse des Créateurs - 35430 Saint-Guinoux
Salaire : en fonction des qualifications et compétences
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Rémunération En fonction du profil