Description du poste :
1°) Gestion administrative et comptable
- secrétariat : réponse aux courriers/mailings, classement, archivage, gestion des plannings, suivi des échéances, saisie et mise en forme les documents,
- mise à jour des tableaux de bord et des fichiers : renseigner l'activité sur l'intranet (Ariane), mettre à jour le fichier des bénévoles,
- suivi administratif des volontaires en service civique,
- préparation des dossiers de subventions, envoi et suivi des demandes,
- gestion quotidienne et précise de l'outil comptable : commandes (bons de commande, factures,..), financements (subventions, conventions de partenariat ), notes de frais,
- gestion et suivi du matériel : inventaires, gestion de stock, parc bureautique ou véhicules.
2°) Organisation administrative et logistique des actions
- planification, recherche de bénévoles disponibles pour intervenir, préparation des actions et mise à disposition du matériel,
- préparation et suivi des déplacements (ordre de mission, vérification notes de frais et transmission).
3°) Gestion administrative des stages PRF (sur mise à disposition)
- gestion du planning des stages et des intervenants,
- constitution et suivi des dossiers des stagiaires (de la convocation aux comptes rendus auprès des préfectures et tribunaux) et des dossiers entreprises (conventions, factures ),
- suivi comptable : gestion en fonction des échéances règlementaires et internes.
4°) Accueil : gérer les appels et les demandes : réception, prise de messages, orientation vers les interlocuteurs, primo renseignements.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- planification opérationnelle - Exigé
- Aisance au téléphone - Exigé
- Polyvalence, discrétion, bon relationnel - Exigé
- gestion des priorités - Exigé
- Sens de l'organisation, réactivité,adaptabilité - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Annuel de 23800.0 Euros à 24610.0 Euros sur 13.0 mois