Description du poste :
Le lycée Horticole et Paysager de Lyon Pressin Don Bosco recherche un(e) secretaire administratif (tive) polyvalent(e) - Lycée & UFA
Rattachement hiérarchique : Responsable Administrative - Directeur de l'établissement
Sous l'autorité de la Responsable Administrative, la(le) secrétaire administrative(tif) assure un appui administratif au Lycée horticole de Pressin et à l'UFA. Elle(il) contribue à la qualité du fonctionnement administratif, à la modernisation des pratiques, à la digitalisation des procédures et au développement des activités de location des locaux afin d'améliorer le service rendu aux usagers et de participer au développement des ressources propres de l'établissement.
Missions principales
1. Appui administratif Lycée et UFA
- l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers.
- Gérer les courriers, courriels et dossiers administratifs.
- Assurer le suivi administratif des formations scolaires et de l'apprentissage.
- Mettre à jour les bases de données et assurer l'archivage des documents.
- Apporter un soutien administratif aux équipes pédagogiques et administratives.
3. Gestion des conventions de stage
- Préparer et contrôler les conventions de stage.
- Déployer et assurer le suivi des signatures électroniques des conventions
- Relancer les différents interlocuteurs afin de garantir le respect des délais.
- Assurer le suivi des tableaux de bord et l'archivage numérique des dossiers.
4. Gestion des locations des locaux
- Promouvoir l'offre de location de l'établissement.
-Organiser les visites des locaux.
- Élaborer les devis.
- Rédiger les conventions de mise à disposition.
- Organiser la remise et la restitution des clés.
- Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie.
- Assurer le suivi des réservations et de la satisfaction des utilisateurs.
- Développement de l'activité de location des locaux.
- Contribuer à la progression du chiffre d'affaires lié aux locations.
Temps de travail 80%
Organisation du planning : Annualisation
MERCI DE JOINDRE A VOTRE CV UNE LETTRE DE MOTIVATION PRECISANT EN QUELQUES LIGNES VOS MOTIVATIONS POUR LE POSTE.
Horaires : Temps partiel - 28H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Utilisation de logiciels spécialisés - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la confidentialité des données - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Grille du CNEAP
Description du poste :
Le lycée Horticole et Paysager de Lyon Pressin Don Bosco recherche un(e) secretaire administratif (tive) polyvalent(e) - Lycée & UFA
Rattachement hiérarchique : Responsable Administrative - Directeur de l'établissement
Sous l'autorité de la Responsable Administrative, la(le) secrétaire administrative(tif) assure un appui administratif au Lycée horticole de Pressin et à l'UFA. Elle(il) contribue à la qualité du fonctionnement administratif, à la modernisation des pratiques, à la digitalisation des procédures et au développement des activités de location des locaux afin d'améliorer le service rendu aux usagers et de participer au développement des ressources propres de l'établissement.
Missions principales
1. Appui administratif Lycée et UFA
- l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers.
- Gérer les courriers, courriels et dossiers administratifs.
- Assurer le suivi administratif des formations scolaires et de l'apprentissage.
- Mettre à jour les bases de données et assurer l'archivage des documents.
- Apporter un soutien administratif aux équipes pédagogiques et administratives.
3. Gestion des conventions de stage
- Préparer et contrôler les conventions de stage.
- Déployer et assurer le suivi des signatures électroniques des conventions
- Relancer les différents interlocuteurs afin de garantir le respect des délais.
- Assurer le suivi des tableaux de bord et l'archivage numérique des dossiers.
4. Gestion des locations des locaux
- Promouvoir l'offre de location de l'établissement.
-Organiser les visites des locaux.
- Élaborer les devis.
- Rédiger les conventions de mise à disposition.
- Organiser la remise et la restitution des clés.
- Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie.
- Assurer le suivi des réservations et de la satisfaction des utilisateurs.
- Développement de l'activité de location des locaux.
- Contribuer à la progression du chiffre d'affaires lié aux locations.
Temps de travail 80%
Organisation du planning : Annualisation
MERCI DE JOINDRE A VOTRE CV UNE LETTRE DE MOTIVATION PRECISANT EN QUELQUES LIGNES VOS MOTIVATIONS POUR LE POSTE.
Horaires : Temps partiel - 28H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Utilisation de logiciels spécialisés - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la confidentialité des données - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Grille du CNEAP