Description du poste :
Sous la direction de la Directrice de la Population, le/la Gestionnaire administratif.ve a pour missions :
Archives :
- Assurer une veille documentaire et technique, collecter et traiter la documentation et les documents d'archives.
- Collecter et contrôler les versements des services
- Conseiller, informer et former les services.
- Accueillir les agents et le public et mettre à leur disposition les documents et dossiers correspondant à leur demande dans un délai raisonnable
- Gérer le déplacement et la restitution des documents
- Assurer et optimiser les conditions de stockage et de conservation des documents.
- Programmer et accompagner la mission archivage du Centre de gestion
- Monter des dossiers thématiques et rédiger des notes
Documentation :
- Gestion des abonnements et renouvellement des revues et presse
- Recensement des besoins auprès des services et utilisateurs
- Suivi des circuits et distribution des revues
- Aide à l'élaboration budget, suivi des commandes et du budget
Courrier :
- Réception du courrier arrivé, enregistrement et diffusion
- Gestion boite mail courrier et diffusion
- Affranchissement courrier (en renfort)
Renfort ponctuel au service élection :
- Aide à la préparation des scrutins électoraux
- Aide au Recensement de la population
Savoir-faire recherchés :
- Sens de l'organisation,
- Méthode et rigueur dans le travail,
- Respect de la règlementation
- Capacité d'analyse des circuits de l'information
- Bonne expression écrite et orale
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Savoir-être appréciés :
- Sens du travail en équipe, travail partenarial
- Diplomatie et pédagogie
- Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité
- Poste proposé dans le cadre d'un CDD d'un an renouvelable, ouvert sur le cadre d'emploi d'adjoint administratif et de rédacteur.
- 25 jours de congés annuels et 18 RTT (temps de travail de 38h/semaine)
- Horaires : le lundi de 08h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
Du Mardi au Vendredi de 08h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h30
- Rémunération mensuelle de 1500? net à 1600? net+ prime annuelle de 1826.35? bruts + versement annuel du CIA (Complément Indemnitaire Annuel) jusqu'à 1150? bruts maximum pour le cadre d'emploi d'adjoint administratif et jusqu'à 1900? bruts maximum pour le cadre d'emploi de rédacteur.
- Avantages :
Carte titres restaurant avec participation employeur à hauteur de 50%,
Participation employeur à hauteur de 75% aux abonnements transports en commun
Participation employeur pour l'adhésion à une prévoyance maintien de salaire
Forfait mobilités durables jusqu'à 300? bruts
Comité des ?uvres Sociales (Cartes cadeaux/sorties/billetterie/chèques vacances/parfums.)
Carte d'accès gratuite à la Médiathèque de la Ville
- Particularités : travail en présentiel, local archives en sous-sol
Horaires : 38H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2000.0 Euros à 2051.0 Euros sur 12.0 mois
Description du poste :
Sous la direction de la Directrice de la Population, le/la Gestionnaire administratif.ve a pour missions :
Archives :
- Assurer une veille documentaire et technique, collecter et traiter la documentation et les documents d'archives.
- Collecter et contrôler les versements des services
- Conseiller, informer et former les services.
- Accueillir les agents et le public et mettre à leur disposition les documents et dossiers correspondant à leur demande dans un délai raisonnable
- Gérer le déplacement et la restitution des documents
- Assurer et optimiser les conditions de stockage et de conservation des documents.
- Programmer et accompagner la mission archivage du Centre de gestion
- Monter des dossiers thématiques et rédiger des notes
Documentation :
- Gestion des abonnements et renouvellement des revues et presse
- Recensement des besoins auprès des services et utilisateurs
- Suivi des circuits et distribution des revues
- Aide à l'élaboration budget, suivi des commandes et du budget
Courrier :
- Réception du courrier arrivé, enregistrement et diffusion
- Gestion boite mail courrier et diffusion
- Affranchissement courrier (en renfort)
Renfort ponctuel au service élection :
- Aide à la préparation des scrutins électoraux
- Aide au Recensement de la population
Savoir-faire recherchés :
- Sens de l'organisation,
- Méthode et rigueur dans le travail,
- Respect de la règlementation
- Capacité d'analyse des circuits de l'information
- Bonne expression écrite et orale
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Savoir-être appréciés :
- Sens du travail en équipe, travail partenarial
- Diplomatie et pédagogie
- Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité
- Poste proposé dans le cadre d'un CDD d'un an renouvelable, ouvert sur le cadre d'emploi d'adjoint administratif et de rédacteur.
- 25 jours de congés annuels et 18 RTT (temps de travail de 38h/semaine)
- Horaires : le lundi de 08h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
Du Mardi au Vendredi de 08h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h30
- Rémunération mensuelle de 1500? net à 1600? net+ prime annuelle de 1826.35? bruts + versement annuel du CIA (Complément Indemnitaire Annuel) jusqu'à 1150? bruts maximum pour le cadre d'emploi d'adjoint administratif et jusqu'à 1900? bruts maximum pour le cadre d'emploi de rédacteur.
- Avantages :
Carte titres restaurant avec participation employeur à hauteur de 50%,
Participation employeur à hauteur de 75% aux abonnements transports en commun
Participation employeur pour l'adhésion à une prévoyance maintien de salaire
Forfait mobilités durables jusqu'à 300? bruts
Comité des ?uvres Sociales (Cartes cadeaux/sorties/billetterie/chèques vacances/parfums.)
Carte d'accès gratuite à la Médiathèque de la Ville
- Particularités : travail en présentiel, local archives en sous-sol
Horaires : 38H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2000.0 Euros à 2051.0 Euros sur 12.0 mois