Description du poste :
Sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice Générale, le/ l'Assistant/e de Direction contribue au bon fonctionnement du siège et assure un rôle d'appui organisationnel, administratif et logistique auprès de la Direction Générale.
Il/Elle garantit la fluidité de l'information, la coordination des activités administratives et participe au suivi de dossiers stratégiques et transversaux.
Champ d'activités :
Secrétariat de Direction
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Classement et archivage des documents
- Accueil physique et téléphonique
Coordination et suivi administratif
- Centralisation et diffusion de l'information interne
- Mise à jour et suivi de tableaux de bord
Appui à la gestion RH et administrative
- Suivi administratif de certains dossiers RH en lien avec le service concerné
- Préparation et mise en forme de documents administratifs
- Rédaction des contrats de travail
Logistique et organisation
- Gestion des fournitures et relations avec les prestataires si nécessaire
Compétences clés :
- Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles
- Maîtrise des outils bureautiques
- Capacité à gérer les priorités et à travailler en autonomie
- Discrétion et respect absolu de la confidentialité
- Sens du relationnel et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés
- Rigueur, méthode et esprit d'initiative
- Capacité à travailler en transversalité
Domaine de connaissances :
- Techniques administratives et de secrétariat de direction
- Organisation et fonctionnement d'une association
- Techniques rédactionnelles
- Outils bureautiques
- Communication professionnelle
Diplômes et expérience :
- Niveau Bac + 2 minimum (BTS Assistant de Direction, Assistant Manager, Gestion PME-PMI ou équivalent)
- Expérience significative sur un poste similaire appréciée
Rémunération et positionnement :
- Selon Convention Collective Nationale du 15 mars 1966
- Technicien supérieur - Coefficient de début : 434 (selon profil et expérience)
Lieu d'exercice :
Siège du GEDHIF
143 rue André Charles Boulle
18230 Saint-Doulchard
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Méthode de classement et d'archivage - Exigé
- Modalités d'accueil - Exigé
- Normes rédactionnelles - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Techniques de numérisation - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Collecter et analyser des données, des informations - Exigé
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Exigé
- Gérer un planning - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Réaliser la gestion administrative des contrats - Exigé
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2100.0 Euros sur 12.0 mois