Description du poste :
La/le secrétaire social-e est un-e professionnelle, chargé-e par la direction, des tâches de secrétariat et d'accueil dans le respect des valeurs associatives et du projet de service/d'établissement.
Elle/il contribue, en collaboration avec les services internes et externes, au développement de ses modes d'intervention et à leur adaptation constante aux évolutions de son secteur d'activité
La/le secrétaire veille en toute confidentialité au respect des droits fondamentaux de la personne, à la garantie de ses libertés individuelles et à la promotion de ses capacités
Alerte la/le responsable de service de toute anomalie, difficulté ou risque particulier lié à l'exercice de sa mission
- Assurer l'accueil téléphonique des bénéficiaires et des partenaires
- Assurer l'accueil physique des bénéficiaires après une évaluation des besoins et en tenant compte de la procédure de permanence de service et des consignes indiquées
- Réceptionner et transmettre les messages à l'aide de l'outil adapté
- Planifier des rendez-vous sur les temps de permanence des délégués
- Échanger des informations avec les intervenants tutélaires pour le suivi des dossiers
- Entretenir des liens fonctionnels avec :
- Les services internes (accueil, standard, comptabilité, encadrement.)
- Les services externes (partenaires, organismes administratifs, établissements de soins et médico sociaux etc.)
- Accompagner, ponctuellement, le délégué en visite à l'extérieur
- Assurer le poste d'accueil et gère le standard selon des plages définies
- Courrier : prendre en charge le courrier entrant dans le processus de la GED (tri, identification, indexation..)
- Gestion des dossiers selon les procédures, délais et outils en vigueur
Poste à pourvoir de suite
Horaires : Temps partiel - 28H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération 1.762 EUROS BRUT POUR TPS PLEIN + 238 EUROS PRIME SEGUR POUR UN TPS PLEIN.
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée
Description du poste :
La/le secrétaire social-e est un-e professionnelle, chargé-e par la direction, des tâches de secrétariat et d'accueil dans le respect des valeurs associatives et du projet de service/d'établissement.
Elle/il contribue, en collaboration avec les services internes et externes, au développement de ses modes d'intervention et à leur adaptation constante aux évolutions de son secteur d'activité
La/le secrétaire veille en toute confidentialité au respect des droits fondamentaux de la personne, à la garantie de ses libertés individuelles et à la promotion de ses capacités
Alerte la/le responsable de service de toute anomalie, difficulté ou risque particulier lié à l'exercice de sa mission
- Assurer l'accueil téléphonique des bénéficiaires et des partenaires
- Assurer l'accueil physique des bénéficiaires après une évaluation des besoins et en tenant compte de la procédure de permanence de service et des consignes indiquées
- Réceptionner et transmettre les messages à l'aide de l'outil adapté
- Planifier des rendez-vous sur les temps de permanence des délégués
- Échanger des informations avec les intervenants tutélaires pour le suivi des dossiers
- Entretenir des liens fonctionnels avec :
- Les services internes (accueil, standard, comptabilité, encadrement.)
- Les services externes (partenaires, organismes administratifs, établissements de soins et médico sociaux etc.)
- Accompagner, ponctuellement, le délégué en visite à l'extérieur
- Assurer le poste d'accueil et gère le standard selon des plages définies
- Courrier : prendre en charge le courrier entrant dans le processus de la GED (tri, identification, indexation..)
- Gestion des dossiers selon les procédures, délais et outils en vigueur
Poste à pourvoir de suite
Horaires : Temps partiel - 28H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération 1.762 EUROS BRUT POUR TPS PLEIN + 238 EUROS PRIME SEGUR POUR UN TPS PLEIN.
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée