Description du poste :
Accueil
Gérer l'accueil physique et téléphonique du public, informer et orienter sur les différents services et activités du Centre. Tenir le cahier de messages, analyser et transmettre les demandes aux bons interlocuteurs. Gérer l'affichage. Gérer la boite mail de l'association. Accompagner les publics en adaptant sa posture. Participer à la construction de lien avec les usagers pour les faire passer d'une logique de consommateur à une logique d'implication active au sein de l'association.
Administratif
Gérer le courrier. Assurer la gestion des réservations des bureaux et salles. Saisir le courrier et/ou les conventions le cas échéant. Réceptionner les données spécifiques aux adhérents. Participer aux diverses réunions du personnel impliquant l'accueil. Gérer la caisse et les remises en banque espèces et chèques.
Animation de France Services
Ecouter, analyser et étudier la (ou les) demande(s) et estimer les besoins réels des personnes accueillies. Renseigner le bénéficiaire. Donner les explications sur le langage administratif et les courriers. Faciliter l'obtention de formulaires et notices en provenance des administrations. Accompagner les usagers à effectuer leurs démarches en ligne sur les ordinateurs mis à disposition par l'association. Orienter vers l' (ou les) organisme(s) ou permanence(s) avec éventuelle prise de rendez-vous. Promouvoir le service (réalisation et diffusion des dépliants). Articuler l'action de France Services avec les autres actions de l'association et nos partenaires. Faciliter l'inclusion numérique des habitants du territoire.
Gestion des fournitures administratives et des maintenances
Demander des devis pour les fournitures et le matériel en relation avec la responsable administratif et financier. Assurer le suivi des commandes. Réaliser et suivre l'inventaire des petites et grosses fournitures, consommables, petit matériel. Assurer les réceptions de l'ensemble des achats de l'association. Suivre le fonctionnement des photocopieurs, de la téléphonie et du parc informatique.
Gestion du poste de travail, du matériel et des véhicules de service
Ranger le bureau. Ouvrir et fermer les volets de l'accueil, du bureau partenaire et de la salle mutualisée. Gérer les réservations, les conventions de mis à disposition des véhicules de l'association. Veiller à leur entretien régulier (propreté extérieure et intérieure, mécanique.). Réaliser l'état des lieux sortant et entrant des véhicules lors de leur prêt. Assurer les remises et restitutions des clefs des véhicules.
Gestion du logiciel métier (INOE)
Saisir ou mettre à jour les fiches familles en respectant la procédure de saisie de l'étape 1 à 3 (l'étape 4 sera réalisée par les secteurs d'activités concernés). Traiter les demandes en collaboration avec les secteurs d'activités concernés. Traiter les demandes de réservation pour les personnes avec un moyen de paiement autre que la carte bancaire. Générer et vérifier les factures en respectant le calendrier annuel de réalisation des tâches, la bonne application des tarifs (forfaits) en collaboration avec la responsable administratif et financier, le taux de facturation en collaboration avec la coordinatrice petite enfance. Saisir tous les paiements autres que ceux réalisés en carte bancaire. Vérifier le montant des remises de cartes avec le relevé en imprimant le récapitulatif à communiquer à la responsable administratif et financier. Gérer les impayées en lien avec le responsable administratif et financier. Répondre aux réclamations des adhérents en lien avec le responsable administratif et financier.
Communication
Développer des outils de communication internes/externes. Gérer l'affichage. Réaliser tous les dépliants, le bulletin d'activités, les invitations aux manifestations, la gestion de la presse, la newsletter. Animer la réunion mensuelle de communication. Gérer les réseaux sociaux et le site internet.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Logiciel de traitement de texte - Exigé
- Utilisation de logiciels de tableur - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Identifier, traiter une demande client - Exigé
- Assurer la confidentialité des informations - Exigé
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil - Exigé
- Faciliter la résolution de questions et démarches administratives - Exigé
- Fournir des informations générales sur l'entreprise - Exigé
- Garantir un suivi administratif - Exigé
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Exigé
- Gérer les stocks de fournitures de bureau - Exigé
- Maintenir une communication claire et professionnelle - Exigé
- Maintenir un environnement de travail propre et organisé - Exigé
- Rédiger des messages et des emails professionnels - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
- Surveiller les livraisons et les expéditions - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 14.2 Euros à 14.23 Euros sur 12.0 mois