Description du poste :
Nous sommes une Association qui gère l'organisation de séjours scolaires et de classes de découverte, conçoit et coordonne la logistique de voyages scolaires en France et en Auvergne, et nous recherchons une personne en secrétariat, soutien logistique.
* Missions Principales :
- Accueil et Gestion des Contacts :
- Réponse téléphonique et orientation des appels.
- Mise à jour de la base de données « Ezus ».
* Logistique et Devis :
- Mise à jour des tarifications des prestataires.
- Gestion des cotations transport et suivi des échéances de devis.
* Développement :
- Recherche et mise à jour des prestataires (hébergement, activités, transport) et des clients/prospects
*Gestion des Contrats :
- Rédaction des conventions de séjour et factures.
- Suivi des dossiers et communication avec les prestataires.
* Savoir Être :
- Rigueur et organisation.
- Excellente relation clientèle.
- Polyvalence et adaptabilité.
- Bonnes compétences en communication.
- Capacité à travailler en équipe.
* Profil :
- Vous avez une expérience récente en secrétariat dansLE SECTEUR DU TOURISME ET/OU VOYAGE **EXIGE**
- Vous connaissez l'environnement du secteur du voyage et ses différentes composantes
- Vous maîtrisez l'outil informatique.
- Vous avez une formation en secrétariat
* Environnement de Travail :
- Travail d'équipe et participation aux réunions.
- Travail posté devant poste informatique
- Horaire prévisionnel 09h00-12h30 et 13h30-17h00
- Présentiel, pas de télétravail possible sauf nécessitée du service.
Poste a pourvoir au 1er OCTOBRE 2026 jusqu'en JUIN 2027, dans le cadre d'un surcroit d'activité, mais possibilité de renouvellement.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Exigé
- Gestion des emails - Exigé
- Techniques de gestion administrative - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Exigé
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2048.79 Euros - Prime de partage de la valeur au prorata de la présence Prime de partage de la valeur au prorata de la présence