Description du poste :
Assure la gestion administrative du service Culture-Patrimoine-Tourisme de la Ville de Saint-Pierre et assiste la responsable dans l'organisation, la préparation et le suivi des activités. Responsable du suivi administratif des visites guidées, des escales de croisière, de la coordination logistique des événements culturels et de la communication numérique du service.
MISSIONS EXERCEES
ACCUEILLE LE PUBLIC
- Accueil le public en présentiel
- Reçoit, filtre et réoriente les appels téléphoniques du service
GESTION ADMINISTRATIVE
- Assurer le traitement administratif courant du service
- Rédiger et mettre en forme courriers, comptes rendus et dossiers
- Organiser les réunions, agendas et échéances
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ORGANISATION DES VISITES GUIDEES
- Planifier et actualiser le calendrier des visites guidées
- Gérer les réservations et les inscriptions des groupes
- Coordonner les guides-conférenciers et transmettre les informations pratiques
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GESTION DES ESCALES DE CROISIERE
- Assurer le suivi administratif des 38 escales de croisière
- Préparer chaque escale en lien avec les services municipaux et les partenaires
- Centraliser et diffuser les informations nécessaires à l'accueil des passagers
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ORGANISATION LOGISTIQUE DES EVENEMENTS
- Préparer les expositions, conférences, vernissages et manifestations culturelles
- Identifier les besoins matériels, techniques et logistiques
- Coordonner les différents services de la Ville et les prestataires
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COMMUNICATION NUMERIQUE
- Animer les outils numériques du service, notamment Instagram et WhatsApp
- Préparer et diffuser les informations pratiques relatives aux activités du service
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PROFIL RECHERCHE
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques
- Excellentes qualités rédactionnelles
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Qualités professionnelles
- Autonomie et sens de l'initiative
- Très grande capacité d'organisation et d'anticipation
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Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Niveau Bac - Exig?
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Rémunération Salaire à débattre