Description du poste :

Véritable soutien dans le suivi de nos activités et contribuerez activement à la réussite de nos projets.

Vous serez notamment amené(e) à :
- gérer et coordonner plusieurs priorités avec rigueur et efficacité ;
- utiliser les outils bureautiques pour assurer un suivi administratif de qualité ;
- participer activement à la préparation des réponses aux appels d'offres ;
- contribuer au bon déroulement des dossiers et au suivi des projets.

Une expérience dans le bâtiment, la maintenance, les travaux ou la gestion de chantiers sera particulièrement appréciée. Votre connaissance du TCE constituera également un véritable atout.

Au-delà de votre expérience, nous recherchons surtout une personne impliquée, autonome, polyvalente et ayant le sens des responsabilités, qui souhaite s'inscrire dans la durée et évoluer au sein d'une équipe engagée.

Vos Missions et Responsabilités :

Accueil et relation avec les interlocuteurs
- Assurer l'accueil téléphonique et physique.
- Réceptionner, identifier et orienter les appels.
- Accueillir les clients, fournisseurs, partenaires et visiteurs.
- Répondre aux demandes de premier niveau.
- Assurer la transmission des informations aux interlocuteurs concernés.
- Maintenir une image professionnelle et qualitative de l'entreprise.

Gestion et coordination des plannings
- Réceptionner et traiter les demandes d'intervention.
- Organiser et planifier les interventions en fonction des disponibilités et des compétences des équipes.
- Élaborer, mettre à jour et suivre les plannings d'intervention.
- Assurer la gestion simultanée d'environ 15 plannings.
- Prendre en compte les contraintes liées aux chantiers et aux demandes clients.
- Anticiper les absences, congés et indisponibilités.
- Gérer les modifications, imprévus et urgences de planning.
- Optimiser l'affectation des équipes en fonction des besoins.
- Assurer la transmission des plannings aux personnes concernées.
- Suivre la réalisation des interventions et identifier les éventuels écarts afin de mettre en place les actions nécessaires.
- Assurer un reporting régulier auprès du chef de chantier principal sur l'avancement des interventions, les difficultés rencontrées, les écarts constatés et les actions mises en oeuvre.
- Participer à un point hebdomadaire avec le chef de chantier principal afin de faire le bilan des interventions réalisées, d'anticiper les besoins à venir et d'ajuster les plannings si nécessaire.
- Rendre compte de l'activité et alerter le chef de chantier principal en cas de difficulté, d'urgence ou de situation nécessitant une décision ou un arbitrage.

Participer aux Appels d'offres
- Participer à l'identification et au suivi des appels d'offres.
- Préparer les dossiers administratifs et techniques.
- Collecter les informations nécessaires auprès des différents interlocuteurs.
- Participer à la rédaction et à la mise en forme des dossiers de réponse.
- Contribuer à la préparation des mémoires techniques.
- Vérifier la conformité et la complétude des dossiers.
- Assurer le respect des délais de remise des offres.
- Effectuer le classement et l'archivage des dossiers.

Gestion administrative
- Assurer le classement et l'archivage des documents.
- Mettre à jour les tableaux de suivi.
- Assurer le suivi administratif des interventions.
- Faciliter la circulation des informations entre la direction, les équipes et les clients.
- Réaliser les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...

Profil recherché :

Formations


Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

Qualités professionnelles


Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2279.63 Euros