Assistant Administratif polyvalent (H/F)

Description du poste :

Chargé(e) d'accueil, de gestion administrative et de communication (H/F)

Yacht Club Oléron - Saint-Denis-d'Oléron (17) : Prise de poste pour Février 2027

Présentation de la structure :

Le Yacht Club Oléron est une association sportive et une école de voile située à Saint-Denis-d'Oléron, au c?ur de l'île d'Oléron.

Nous proposons tout au long de l'année des activités nautiques, des stages de voile, de la location de matériel et organisons plusieurs événements sportifs et associatifs.

Dans le cadre du renouvellement de notre équipe, nous recherchons un(e) chargé(e) d'accueil, de gestion administrative et de communication pour rejoindre notre structure.

Vos missions :

Véritable interlocuteur(trice) administratif(ve) du club, vous occuperez un poste polyvalent et participerez activement à son fonctionnement quotidien.

- Accueil et gestion administrative.
- Accueillir et renseigner les adhérents, stagiaires et visiteurs.
- Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des mails.
- Gérer les inscriptions aux stages, les réservations et les adhésions.
- Établir les devis, factures et suivre les règlements.
- Gestion comptable et ressources humaines.
- Effectuer la saisie comptable courante.
- Préparer les éléments destinés au cabinet comptable.
- Participer au suivi de trésorerie.
- Préparer les contrats de travail et les déclarations administratives du personnel.
- Assurer le suivi administratif des salariés saisonniers.
- Transmettre les éléments nécessaires à l'établissement des paies.
- Communication et événementiel.
- Animer les réseaux sociaux du club (Facebook et Instagram).
- Créer des supports de communication (affiches, flyers, publications). outils : CANVA
- Assurer la mise à jour du site internet (WORDPRESS & ELEMENTOR).
- Participer à la préparation et à l'organisation des régates et événements du club.
- Gérer les inscriptions aux manifestations et contribuer à la coordination des bénévoles.

Profil recherché :
Vous disposez d'une première expérience dans un poste administratif polyvalent.
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), autonome et appréciez le contact avec le public.
Vous savez gérer plusieurs missions simultanément, identifier les priorités et vous adapter à un environnement dynamique.

Compétences attendues :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).
- Aisance avec les logiciels de gestion et de facturation.
- Bonne expression écrite et orale.
- Maîtrise des réseaux sociaux.
- Capacité à mettre à jour un site internet.
- Bon relationnel et esprit d'équipe.
- Une connaissance du milieu nautique ou du fonctionnement associatif serait appréciée, mais n'est pas indispensable.

Conditions du poste:

Contrat : CDI à temps plein.
Temps de travail : 35 heures annualisées avec modulation saisonnière.
Prise de poste : février 2027.
Disponibilité : travail régulier le week-end durant la saison estivale.
Prise de poste souhaitée pour février 2027.

Le poste implique une activité plus soutenue en haute saison et une adaptation des horaires selon les besoins du club et les événements organisés.

Pourquoi nous rejoindre ?

Intégrer le Yacht Club Oléron, c'est rejoindre une structure à taille humaine, au sein d'un environnement sportif et convivial, avec des missions diversifiées et un contact quotidien avec les adhérents, les pratiquants et l'équipe du club.

Merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation.

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...

Profil recherché :

Compétences

• Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
• Gestion des emails - Souhaité
• Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
• Principes de base en comptabilité - Souhaité
• Rédaction d'écrits professionnels - Souhaité
• Techniques de gestion administrative - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
• Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Assurer la confidentialité des données - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau - Souhaité
• Contribuer à la gestion des ressources humaines - Souhaité
• Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Souhaité
• Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
• Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Souhaité
• Organiser l'accueil des visiteurs - Souhaité
• Participer à l'organisation d'événements internes - Souhaité
• Préparer et suivre les dossiers de facturation - Souhaité
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
• Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
• Utiliser les outils numériques - Souhaité
• Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
• Maitrise des réseaux sociaux (facebook et insta) - Exigé
• Gestion site internet (wordpress/elementor) - Exigé

Langues

Qualités professionnelles