Description du poste :
Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction H/F qui occupera un rôle clé au sein de l'organisation, en lien direct avec la direction du service.
VOS MISSIONS:
Assistance à la Direction
Gestion de l'agenda et de l'organisation des rendez-vous ;
Préparation et organisation des réunions ;
Rédaction et diffusion des comptes rendus ;
Gestion des appels et du courrier ;
Suivi et mise à jour des documents institutionnels ;
Transmission des informations entre la direction, les équipes et la Fédération.
Suivi administratif des personnes accompagnées
Accueil téléphonique et physique ;
Information sur les conditions d'admission ;
Constitution et mise à jour des dossiers usagers ;
Élaboration et suivi des contrats d'accompagnement et des projets personnalisés.
Gestion administrative et organisationnelle
Suivi administratif du personnel ;
Préparation des éléments variables de paie ;
Gestion des absences, congés et visites médicales ;
Suivi des tableaux de bord d'activité ;
Gestion des fournitures et de la logistique courante ;
Tenue d'une caisse et transmission des éléments comptables simples.
CONDITIONS D'EMPLOI
CDI ;
Prise de poste : janvier 2027 ;
Temps de travail : temps partiel 50% de janvier à avril 2027 avec période de passation et d'accompagnement, puis passage à temps plein à compter de mai 2027 ;
Horaires de journée aménageables ;
Rémunération selon la Convention Collective de la Branche de l'Aide à Domicile avec reprise de l'ancienneté ADMR ;
Participation aux frais de transport ;
Mutuelle d'entreprise ;
CSE.
Horaires : Temps partiel - 17H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
- Assurer la confidentialité des échanges et informations - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Collecter et analyser des données, des informations - Souhaité
- Contrôler la conformité des procédures internes - Souhaité
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Réaliser une veille documentaire - Souhaité
- Rédiger un écrit professionnel - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Utiliser une messagerie sécurisée - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Rémunération Mensuel de 2158.0 Euros à 2580.0 Euros - 13eme mois 13eme mois