Description du poste :
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) secrétaire pour renforcer notre équipe et assurer le suivi administratif et commercial de notre activité. Vous serez un véritable relais entre les clients, les commerciaux et les différents services de l'entreprise.
Vos missions :
Tri et classement des documents administratifs : notes de frais, justificatifs bancaires.
Référencement des partenaires potentiels.
Suivi administratif et commercial de l'activité, en lien avec les clients et les commerciaux.
Mise en pratique des outils informatiques à travers des missions de difficulté croissante.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Gestion des emails - Souhaité
- Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la confidentialité des données - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Souhaité
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Souhaité
- Organiser l'accueil des visiteurs - Souhaité
- Participer à l'organisation d'événements internes - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Utiliser une messagerie sécurisée - Souhaité
- Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
Langues
Anglais - Souhait?
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1867.02 Euros