Description du poste :
Vous serez en charge de missions polyvalentes d'assistanat administratif, avec une spécialisation dans le secteur du bâtiment.
Missions principales :
Accueil et gestion administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer le courrier entrant et sortant (tri, transfert, affranchissement)
- Rédiger des courriers et des devis
- Gérer l'approvisionnement et les commandes de fournitures administratives.
Communication externe :
- Animer et développer la communication sur les réseaux sociaux
- Réaliser des reportages et assurer une communication proactive
- Suivre et renouveler l'agrément QUALIBAT et la signature électronique.
Appels d'offres et PPSPS :
- Préparer les actes d'engagement jusqu'à leur signature et leur envoi
- Constituer les dossiers administratifs pour répondre aux appels d'offres
- Vérifier le DPGF et s'assurer de la signature électronique
- Établir les PPSPS en collaboration avec le PGC.
Gestion des contrats et des dossiers clients :
- Gérer le classement et l'ouverture des nouveaux dossiers chantiers
- Déclarer et établir les contrats de sous-traitance
- Rassembler les documents nécessaires à la déclaration des sous-traitants.
Gestion des intérimaires et logistique :
- Gérer les demandes de location de matériel et de personnel intérimaire
- Réserver et suivre les véhicules utilitaires et la flotte automobile
- Assurer la gestion administrative des dossiers de sinistres (véhicules et chantiers).
*Poste en présentiel.*
Votre expérience en secrétariat ou gestion administrative, idéalement dans le BTP, et vos compétences organisationnelles font de vous le/la candidat(e) idéal(e) pour ce poste. Rigoureux(se), autonome et doté(e) d'un esprit d'initiative, rejoignez-nous !
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Rédaction de comptes rendus techniques - Souhaité
- Suivi de dossiers techniques - Souhaité
- Techniques de communication orales, écrites et numériques - Souhaité
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) - Exigé
- Gestion administrative - Exigé
- Normes rédactionnelles - Exigé
- Procédures d'appels d'offres - Exigé
- Procédures administratives - Exigé
- Elaborer des tableaux de bord - Souhaité
- Faciliter la collaboration entre les équipes techniques - Exigé
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé
- Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple) - Exigé
- Coordonner les réponses aux appels d'offres - Exigé
- Renseigner des supports de suivi d'activité - Exigé
- Rédiger des comptes rendus de réunion clairs et concis - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Collaborer avec d'autres techniciens pour optimiser les processus de travail - Exigé
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Gérer la communication interne et externe - Exigé
- Gérer les communications internes sur l'avancement des projets - Exigé
- Rédiger des rapports de suivi d'activité - Exigé
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs - Exigé
- Optimiser l'utilisation des ressources techniques - Exigé
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Exigé
- Optimiser les processus administratifs techniques - Exigé
- Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Rémunération Mensuel de 2200.00 Euros à 2500.00 Euros sur 12 mois Selon profil