Description du poste :
UTILE ET AGREABLE est spécialisée dans l'entretien des parties communes d'immeubles (nettoyage, sortie des poubelles, travaux spéciaux d'entretien, remplacement de gardiens).
UTILE ET AGREABLE totalise 25 millions d'euros de chiffres d'affaires, et compte environ 800 salariés. Ses clients sont en majorité des syndics d'immeubles.
Cette société familiale, en forte croissance depuis une dizaine d'années, compte aujourd'hui près de 3 000 immeubles dans Paris et la Région Parisienne.
Nous recherchons actuellement un(e) Office Manager (H/F) en CDD pour 3 mois, dans le cadre d'un remplacement, pour assister le Responsable d'agence.
Descriptif du poste :
Rattaché(e) directement au Responsable d'agence, vous travaillerez en binôme avec une autre Office Manager. Ensemble, vous serez les personnes de confiance chargées d'organiser, de gérer, de coordonner et d'assurer le suivi de l'ensemble des activités de l'agence, en lien avec les services Comptabilité et Ressources Humaines.
Vos tâches au quotidien seront les suivantes :
- Vous assistez le Responsable d'agence au quotidien dans l'organisation du travail de l'agence (800 copropriétés, 150 personnes),
- Vous assurez la gestion des demandes des clients (mails/téléphone) apportant un soutien essentiel à l'efficacité opérationnelle
- Vous centralisez et transmettez de manière proactive toutes les informations et documents propres aux salariés au service RH (les arrêts de travail...)
- Vous établirez, en étroite collaboration avec votre responsable d'agence les documents regroupant les variables de paies de vos salariés incluant le suivi des heures supplémentaires/complémentaires, les absences, ..
- Vous gérez avec précision la préparation des factures avec le suivi et le contrôle des prestations effectuées
- Vous rédigez avec soin des mails/courriers, reflétant le professionnalisme de l'entreprise
- Vous assurez la gestion, le classement, et l'archivage méthodique de l'ensemble des documents, contribuant ainsi à maintenir une organisation optimale
Le poste est une opportunité pour qui veut s'inscrire dans une aventure humaine où, le service et l'esprit d'équipe permettent de réaliser de belles choses pour les clients et pour les salariés !
Temps de travail :
- Du lundi au vendredi
- Horaire : 9h00-12h30/ 13h30-17h00
Qualités attendues :
- Excellent relationnel
- Esprit d'équipe
- Adaptabilité
- Rigueur et précision
- Autonomie
- Discrétion
- Maîtrise de Microsoft Office, Word et Excel
Expérience :
2 ans sur un poste équivalent
Connaissance du logiciel PEGASE serait un plus
Disponibilité :
Immédiate
Poste ouvert aux personnes reconnues travailleurs handicapés.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
- Maîtrise de Microsoft Office, Word et Excel - Exigé
- Très bon relationnel, esprit d'équipe - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Annuel de 28000.0 Euros à 32000.0 Euros sur 12.0 mois