Description du poste :
FINALITE DU POSTE : Assister l'Organisme de Formation dans la gestion et l'organisation des formations professionnelles et volontaires
Missions du poste :
Assurer la gestion complete administrative des inscriptions des formations volontaires et professionnelles (Contact, Inscription, facturation)
- Suivre et préparer les obligations administrative de l'organisme de formation (Qualiopi, Démarche de déclaration des formations)
Activités :
Gestion administrative des Formations Volontaires
o Saisie et gestion des inscriptions reçues par courrier et en ligne
o Déclaration des sessions de formations
o Etablissement des devis et factures
o Préparation des dossiers de stage et envoi aux directeurs de stage
o Accueil et renseignements téléphoniques
o Traitement individuel des aides aux financements
o Saisie des règlements et établissement de la remise de chèque (1fois/semaine)
o Relance des impayés
o Elaboration et envoi des communiqués des éléments de communication
o Traitement des dossiers retournés par les directeurs de stages après la session
o Traitement des remboursements éventuels (annulation, trop perçus.)
- Gérer des obligations liées à l'Organisme de Formation
o Déclaration des ouvertures de sessions auprès de l'autorité de tutelle
o Suivre la gestion financière et administrative liée de l'UFA avec le CFA
o Préparer les audits de surveillance et de renouvellement QUALIOPI
o Suivre les démarches d'amélioration continue liées à la labellisation Qualiopi
o Etablir les devis de formation individuelles et collectives
CONTRAT : CDD jusqu'au 30.12.2026. Temps complet
STATUT : Agent de maîtrise - (CCECLAT - Groupe C - Indice 285)
Rémunération : 2048.79 ? Brut mensuel
Jours travaillés : Lundi au vendredi Horaires : 9h-12h/14h-17h
Lien hiérarchique : Délégué Général - Liens fonctionnels : DAF et Assistants comptable
Pour candidater, envoyez votre CV accompagné d'une lettre de motivation exclusivement via le site de France Travail
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Formation des employés - Exigé
- Organiser la logistique des recrutements et des formations - Exigé
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Réaliser la gestion administrative des contrats - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Assurer une veille réglementaire et législative - Exigé
- Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Exigé
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Exigé
- Suivre des actions de formation, de mobilité ou de reclassement - Exigé
- Gérer les dossiers individuels de formation - Exigé
- Mettre en oeuvre des actions de communication - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Exigé
- Qualités relationnelles - Exigé
- Connaissance obligations Organismes de formation - Exigé
- Maîtrise des logiciels : Word, Excel et GM Stages - Exigé
- Maîtrise des techniques de secrétariat - Exigé
Rémunération Mensuel de 2048.79 Euros sur 12 mois