Description du poste :
Première personne de contact pour nos personnes accompagnées, partenaires et visiteurs, vous êtes un acteur essentiel de l'accueil et du bon fonctionnement administratif de l'établissement.
Sous la responsabilité de la Directrice, vous intégrez le pôle secrétariat d'ALFADI. Vos missions porteront principalement sur :
L'accueil du public :
- Accueillir, écouter et orienter les personnes se présentant à l'accueil ;
- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et orienter vers les bons interlocuteurs ;
- Encaisser les loyers/redevances et assurer la tenue du fond de caisse ;
- Veiller à un espace d'accueil convivial et fonctionnel (mobilier, affiches, informations, etc.).
La gestion administrative :
- Traiter le courrier entrant et sortant, classement et archivage (papier et informatique) ;
- Mettre en forme et suivre des courrier/documents administratifs, procédures et outils en lien avec les responsables de service ;
- Organiser certaines commissions internes (ex. admissions en résidence) ;
- Tenir à jour les tableaux de bord d'activité et réaliser des statistiques annuelles ;
- Suivre les indicateurs statistiques mensuels des différents services ;
- Coordonner les achats en lien avec les agents sociotechniques et responsables de service ;
- Assurer l'appui administratif auprès de la direction et des responsables de services.
De formation accueil, secrétariat ou assistanat, vous avez déjà une première expérience dans l'accueil du public (idéalement dans le secteur social) et maitrisez les principaux outils bureautiques (pack office 365).
Vos atouts
- Sens aigu de l'accueil et de l'écoute ;
- Aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- Organisation, rigueur et dynamisme ;
- Polyvalence administrative et sens de la confidentialité ;
- Motivation à travailler auprès d'un public en situation de fragilité.
Conditions d'emploi :
- CDI temps plein, à pourvoir à partir du 12/10/2026 ;
- Convention collective 66, rémunération selon expérience + prime de fin d'année ;
- 39h avec 23 RTT ou 37h (mercredi après-midi off) avec 12 RTT + 25 CP + 12 congés trimestriels ;
- Horaires flexibles (plages fixes & variables) ;
- tickets restaurant et CSE.
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Techniques de gestion administrative - Exigé
- Techniques de secrétariat - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Corriger et mettre en forme un document - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Organiser l'agenda des réunions - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération selon les accords de la CCN66