Description du poste :
Au sein de notre agence de géotechnique, vous assurez l'assistanat administratif et opérationnel de la direction et participez au bon fonctionnement de la filiale. Vos principales missions sont :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et fournisseurs.
* Gérer le courrier, la messagerie de l'agence et le suivi administratif quotidien.
*Réaliser la mise en forme, la diffusion, l'archivage et le classement des documents.
* Assurer le suivi des données administratives et la mise à jour des outils de gestion (ERP, bases de données, références et CV).
* Participer à la préparation des dossiers d'appels d'offres et au dépôt des offres sur les plateformes dématérialisées.
* Assurer un support aux équipes techniques dans le suivi des affaires et la préparation des interventions.
*Établir et suivre la facturation clients, le traitement des factures fournisseurs et les relances de paiement.
* Gérer les moyens généraux de l'agence (fournitures, véhicules, entretien des locaux).
*Contribuer à la démarche Qualité, Sécurité et Environnement de l'entreprise.
Vous serez amené(e) à collaborer avec les service supports (RH, comptabilité, communication) du GROUPE basé en métropole.
Poste en présentiel. Temps partiel accepté mais avec un minimu de 20h/semaine
Mutulle de Groupe, Plan Epargne Entreprise, icket restaurant
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Principes de base en comptabilité - Souhaité
- Assurer la confidentialité des échanges et informations - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Collecter et analyser des données, des informations - Souhaité
- Gérer la communication interne et externe - Souhaité
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Réaliser une veille documentaire - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
- Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise - Souhaité
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération fonction des diplômes et de l'expérience