Description du poste :
Activité Accueil physique, téléphonique et orientation du public:
Accueillir le public, prendre les messages et rediriger les personnes concernées vers les services compétents
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les courriels
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter les documents d'information et de communication
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Suivi de l'affichage de l'information
- Activité Etat-Civil en soutien de l'agent en place :
Recevoir les demandes, instruire les dossiers, établir les actes relatifs à l'état civil et éditer les pièces consécutives du dossier (naissances, décès, transcriptions de décès, reconnaissances, mariages, changements de nom, de prénom)
Instruire les dossiers de PACS
Tenue des registres d'état civil
Veille juridique
- Activités formalités administratives et gestion des salles :
Gérer les réservations de salles communales pour les associations et les services de la Mairie.
Rédaction de courriers relatifs aux dossiers instruits.
Travaux administratifs divers : tableaux de suivi, publipostage, mise sous pli, etc. selon les besoins des services et les évènements communaux
- Activité gestion du cimetière en soutien de l'agent en place :
Gestion des concessions
Délivrance et contrôle des titres de concessions
Préparer les documents administratifs pour les inhumations/exhumations
Poursuivre la procédure de reprise des concessions
Interagir avec les opérateurs intervenant dans le cimetière
Veille juridique
- Activité gestion de la liste électorale en soutien de l'agent en place :
Suivi du REU (Répertoire Electoral Unique) en lien avec l'INSEE et la Préfecture
Opérations relatives à la tenue de la liste électorale
Participation à l'organisation des différents scrutins électoraux
Qualités relationnelles (collaboration avec les élus)
Devoir de réserve, respect de la confidentialité
Savoir être à l'écoute des différents acteurs (élus, agents public
Management des équipes.
Rédaction des mains courantes, mails, contrats.
Respect hiérarchique.
Sens de l'organisation et de la communication.
Réactivité, rigueur et confidentialité.
Capacité à travailler en équipe et avec les partenaires.
Caractéristiques du poste :
- Poste à temps complet à pourvoir dès que possible.
Horaires de travail :
Du lundi au jeudi de 8 h à 12 h et de 13 h 15 à 17 h - Le vendredi de 8 h à 12 h
Fournir CV et lettre de motivation
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Identifier, traiter une demande client - Exigé
- Connaissance en Elections - Souhaité
- Connaissance en Etat Civil - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Mensuel de 1825.0 Euros à 1900.0 Euros sur 12.0 mois