Description du poste :
Notre agence d'architecture recherche un(e) secrétaire à temps partiel pour assurer le secrétariat courant et le suivi administratif des projets, en collaboration directe avec le gérant. Expérience demandée en bureau d'études.
Vos missions :
- Gestion des appels téléphoniques et des courriels.
- Suivi administratif des affaires et préparation des propositions d'honoraires.
- Rédaction des contrats d'architecte et mise en forme de documents.
- Préparation des dossiers d'appels d'offres, listes d'entreprises et tableaux d'analyse des offres.
- Appels d'offres en ligne : préparation des dossiers de candidature, dépôt sur les plateformes dédiées et suivi des échéances.
- Suivi administratif des chantiers : situations des entreprises et certificats de paiement.
- Établissement des notes d'honoraires.
- Participation aux tâches comptables : TVA et déclarations MAF.
- Classement, archivage et gestion des fournitures.
Horaires : Temps partiel - 17H30/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Logiciel de traitement de texte - Souhaité
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Procédures administratives - Souhaité
- Procédures d'appels d'offres - Souhaité
- Rédaction de comptes rendus techniques - Souhaité
- Suivi de dossiers techniques - Souhaité
- Techniques de communication orales, écrites et numériques - Souhaité
- Techniques de gestion administrative - Souhaité
- Techniques de numérisation - Souhaité
- Techniques de paiement et de facturation - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks - Souhaité
- Coordonner les réponses aux appels d'offres - Souhaité
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
- Gérer la communication interne et externe - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Gérer les communications internes sur l'avancement des projets - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Souhaité
- Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple) - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Répondre à un appel d'offres - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
- Suivre la comptabilité d'une structure - Souhaité
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs - Souhaité
- Expérience travail en bureau d'études - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 950.0 Euros à 1200.0 Euros