Description du poste :
La secrétaire assiste, conseille et facilite le travail des Cadres Socio Educatifs, de l'infirmière et du psychologue en lien avec le Directeur Adjoint et l'assistante de direction.
Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Elle organise le traitement et la circulation de l'information, des documents, des communications téléphoniques et du suivi des dossiers.
Elle saisit des courriers, met en forme des notes, rapports, documents, tableaux relatifs à l'activité du service et assure leur mise à jour.
Elle assiste aux réunions pluridisciplinaires, rédige les comptes-rendus.
Elle gère et suit les situations et déclarations de sinistre, les commandes de fournitures administratives. .
Elle suit les tableaux de dépenses en lien avec les allocations alloués aux usagers.
Accueil physique : partenaires - professionnels - familles le cas échéant.
Le poste nécessite une grande rigueur, un bon sens de l'organisation et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, tout en respectant les priorités et les échéances.
Elle devra faire preuve de discernement face à des situations dans le cadre de l'activité du service. Des qualités relationnelles, de l'écoute, de la discrétion professionnelle et une aptitude à communiquer avec différents interlocuteurs sont indispensables.
Base de travail = 35h hebdomadaire du lundi au vendredi 09h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00
Pas de télétravail possible
Maîtrise d'Excel, Word, Outlook exigé
Poste à pourvoir mi décembre
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Exigé
- Assurer la confidentialité des données - Exigé
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Exigé
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Exigé
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Exigé
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération selon profil et expérience